Personalbedarfsplanung - Definition, Methoden, Schritte & Beispiel

Die Personalbedarfsplanung, auch Personalbedarfsermittlung genannt, ist ein recht komplexes, aber außerordentlich wichtiges Thema für jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt.

Nur durch die vorausschauende Planung des Personalbedarfs kann sichergestellt werden, dass zu jeder Zeit ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind und die Arbeitszufriedenheit gut bleibt.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen so leicht und vollständig wie möglich, was genau Personalbedarfsplanung ist, welche Vorteile sie hat sowie welche Methoden und Schritte es gibt.

Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentraler Bestandteil der strategischen Personalplanung und wird in der Regel von den HR-Verantwortlichen durchgeführt. 

Sie verfolgt das Ziel, den kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf eines Unternehmens zu ermitteln und sicherzustellen, dass zur richtigen Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen verfügbar ist.

Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden, sondern auch um deren Qualifikationen, Einsatzbereiche und Verfügbarkeiten. Die Personalbedarfsplanung beantwortet zentrale Fragen wie:

• Wie viele Mitarbeitende werden aktuell und zukünftig benötigt?
  
• Für welche Aufgaben, Abteilungen oder Standorte?
  
• Mit welchen Qualifikationen und zu welchem Zeitpunkt?
  

Eine fundierte Personalbedarfsplanung schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Personalbeschaffung und trägt maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. 

Welche Vorteile hat die Personalbedarfsplanung für Unternehmen?

Eine strukturierte Personalbedarfsplanung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie sorgt nicht nur für personelle Stabilität, sondern auch für wirtschaftliche Effizienz. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

1. Vermeidung von Personalengpässen: Durch eine vorausschauende Planung kann rechtzeitig auf personelle Veränderungen, wie z. B. Fluktuation oder Ruhestand, reagiert werden.

2. Optimale Ressourcennutzung: Unternehmen vermeiden sowohl Über- als auch Unterbesetzungen. Das spart Personalkosten und steigert die Produktivität.

3. Strategische Steuerung: Die Planung hilft dabei, Personalentscheidungen mit den Unternehmenszielen abzustimmen – zum Beispiel bei der Expansion, Digitalisierung oder bei saisonalen Schwankungen.

4. Bessere Rekrutierungsprozesse: Ein klarer Überblick über den künftigen Bedarf erleichtert die Personalrekrutierung und ermöglicht langfristige Talentgewinnung mit Hilfe von Personalmarketing und Promotions.

5. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Eine bedarfsgerechte Planung sorgt für realistische Arbeitsbelastungen und bessere Planbarkeit im Team.

Welche Arten der Personalbedarfsermittelung gibt es?

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten der Personalbedarfsermittlung. Zum einen die qualitative Personalbedarfsplanung und zum anderen die quantitative Personalbedarfsplanung.

Beide Arten unterscheiden sich stark in ihrer Bedeutung und der Ermittlung.

Was ist der Unterschied zwischen der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung?

Wie eben angemerkt, unterscheiden sich die quantitative und qualitative Planung stark.

Wichtig zu wissen ist, dass sich beide Perspektiven ergänzen und notwendig sind, um einen ganzheitlichen Überblick über den Personalbedarf zu erhalten.

Während sich die quantitative Personalbedarfsplanung auf die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden konzentriert, befasst sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen, die diese Mitarbeitenden mitbringen müssen.

Was ermittelt die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsplanung analysiert, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften zukünftige Mitarbeitende besitzen müssen, um die Anforderungen der jeweiligen Stellen zu erfüllen.

Dabei werden unter anderem folgende Fragen gestellt:

• Welche fachlichen Qualifikationen sind erforderlich?
• Welche Soft Skills und sozialen Kompetenzen werden benötigt?
• Welche Veränderungen in den Aufgaben erfordern neue Kompetenzen?
• Gibt es Weiterbildungsbedarf bei den vorhandenen Mitarbeitenden?
  

Diese Form der Planung ist besonders wichtig in Zeiten des Wandels, etwa durch Digitalisierung, neue Technologien oder veränderte Arbeitsmethoden. Unternehmen, die hier vorausschauend agieren, können Qualifikationslücken frühzeitig erkennen und gezielt mit Personalentwicklungsmaßnahmen gegensteuern – etwa durch interne Schulungen, Umschulungen oder gezielte Neueinstellungen.

Was ermittelt die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Mitarbeitende in welchem Zeitraum und für welche Aufgabenbereiche benötigt werden. Sie ist stark zahlenbasiert und bildet die Grundlage für viele betriebliche Entscheidungen – etwa im Recruiting oder bei der Budgetplanung.

Es gibt unterschiedliche Verfahren, um die erforderlichen Mitarbeiterzahlen zu berechnen. Die Auswahl hängt von der Unternehmensgröße, den vorhandenen Daten und dem Ziel der Planung ab.

Schätzverfahren zur quantitativen Personalbedarfsplanung

Das Schätzverfahren kommt besonders häufig in kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Hierbei geben erfahrene Führungskräfte oder Personalverantwortliche eine fundierte Einschätzung ab, wie viele Mitarbeitende in Zukunft benötigt werden. Diese Methode ist unkompliziert, aber stark subjektiv und daher eher als grober Richtwert zu verstehen.

Kennzahlenmethoden zur quantitativen Personalbedarfsplanung

Kennzahlenbasierte Verfahren sind präziser und datengetriebener. Sie nutzen historische Daten, betriebliche Kennzahlen und Erfahrungswerte, um zukünftige Personalbedarfe zu prognostizieren. Es gibt dabei drei gängige Ansätze:

Nutzung von globalen Kennzahlen

Bei dieser Methode wird eine pauschale Kennzahl verwendet, z. B.: „Ein Sachbearbeiter schafft 50 Vorgänge pro Tag.“, oder “Ein Vertriebsmitarbeiter macht im Durchschnitt X Euro Umsatz.” Anhand des geplanten Arbeitsvolumens oder der gesetzten Ziele wird dann die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden berechnet. 

Nutzung von Kennzahlgeflechten

Diese Methode kombiniert mehrere Kennzahlen miteinander, um ein differenzierteres Bild zu erzeugen. Beispielsweise wird die Anzahl an Aufträgen mit der durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Auftrag verknüpft. So lässt sich der Personalbedarf differenziert nach Aufgabenbereichen oder Zeiträumen ermitteln.

Nutzung der detaillierten Kennzahlenmethode

Hierbei werden besonders viele Einzelkennzahlen herangezogen – z. B. Krankheitstage, Urlaubszeiten, geplante Projekte oder saisonale Schwankungen. Diese Methode ist aufwendig, bietet aber sehr genaue Ergebnisse. Sie wird vor allem in größeren Unternehmen mit umfangreicher Datenbasis eingesetzt.

Maßnahmen bei zu wenig Mitarbeitern

Wird festgestellt, dass der Personalbedarf höher ist als der aktuelle Bestand, stehen dem Unternehmen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung:

• Auf Wesentliche konzentrieren
• Interne Versetzungen
• Überstunden
• Leiharbeit
• Freelancer und/oder Agenturen
• Neueinstellungen
• Interne Schulungen
• Fort- und Weiterbildungen
• Prozesse automatisieren 
• Prozesse digitalisieren
• Employer Branding zur Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
  

Eine vorausschauende Planung ist entscheidend, um Engpässe rechtzeitig zu vermeiden und die Arbeitsbelastung im Team zu steuern.

Maßnahmen bei zu vielen Mitarbeitern

Auch ein Überschuss an Personal kann zum Problem werden – etwa bei Auftragseinbrüchen oder Umstrukturierungen. Mögliche Maßnahmen sind:

• Interne Versetzungen
• Entlassungen
• Nutzung von Arbeitszeitkonten, Kurzarbeit und anderen Arbeitszeitmodellen
• Qualifizierungsmaßnahmen zur Vorbereitung auf neue Aufgaben
• Freiwillige Programme zur Alterszeit oder Abfindungsregelungen
• Sabbaticals
• Umverteilung von Aufgaben
  

Wichtig ist dabei, sozial verträglich und transparent zu handeln, um die Mitarbeitenden mitzunehmen und das Betriebsklima zu erhalten.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es und wie wird er berechnet?

Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird zwischen verschiedenen Arten von Personalbedarf unterschieden. Diese Differenzierung hilft dabei, gezielte Maßnahmen zu ergreifen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Um den Personalbedarf zu errechnen, muss der Bruttopersonalbedarf (SOLL) und der Nettopersonalbedarf (IST) ermittelt werden. Die Differenzen hieraus ergeben dann den jeweiligen Bedarf.

Bruttopersonalbedarf (SOLL) berechnen

Um den Bruttopersonalbedarf (SOLL) zu errechnen, müssen die folgenden 3 Arten des Personalbedarfs zusammengerechnet werden:

Einsatzbedarf:

Der Einsatzbedarf gibt an, wie viel Arbeitsleistung in Form von Mitarbeitern oder Arbeitsstunden notwendig ist, um die regulären Unternehmensaufgaben vollständig zu erfüllen.

Reservebedarf: 

Der Reservebedarf ist dafür da, um auf kurzfristige Ausfälle oder Schwankungen reagieren zu können. Es wird also ein Puffer etwa für Krankheit, Urlaub oder ungeplante Auftragsspitzen eingeplant.

Zusatzbedarf: 

Er ergibt sich meist durch temporäre Auftragsspitzen oder saisonale Schwankungen. Beispiele sind das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel oder Großprojekte mit erhöhtem Personalaufwand.

Nettopersonalbedarf (IST) berechnen

Um den Nettopersonalbedarf oder den IST-Bedarf zu berechnen, kann einfach der Bruttopersonalbedarf mit dem aktuellen Personalbestand abgeglichen werden. 

Aus diesem Vergleich können sich dann 3 verschiedene Personalbedarfsarten ergeben:

Ersatzbedarf: 

Dieser Bedarf entsteht durch das Ausscheiden von Mitarbeitenden – sei es durch Kündigung, Renteneintritt, Elternzeit oder längere Krankheit. Hier geht es darum, vorhandene Stellen mit passenden Nachfolgern zu besetzen.

Neubedarf: 

Wenn das Unternehmen wächst, neue Standorte eröffnet, neue Projekte oder zusätzliche Aufgaben annimmt und dadurch mehr Arbeitsleistung benötigt, entsteht ein Neubedarf. Auch strategische Veränderungen – etwa durch Digitalisierung – können neuen Bedarf erzeugen.

Freistellungsbedarf: 

Bei rückläufiger Auftragslage, Aufgabe von Geschäftszweigen, durch Automatisierung oder Digitalisierung, kann es zu einem Rückgang des Personalbedarfs kommen. In solchen Fällen müssen Unternehmen vorausschauend planen, um sozial verträgliche Lösungen zu finden.

Dieser Bedarf entsteht, wenn der Nettopersonalbedarf (IST) niedriger ist als der Bruttopersonalbedarf (SOLL).

In 8 Schritten die Personalbedarfsplanung leicht durchführen

Eine effektive Personalbedarfsplanung erfordert ein systematisches Vorgehen. Wenn Sie den kompletten Beitrag bis hierhin gelesen haben, sollten Sie die kommenden Schritte nachvollziehen können. Die folgenden acht Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Ziele der Personalbedarfsplanung definieren

Zunächst muss geklärt werden, wofür die Planung durchgeführt wird: Geht es um das kommende Geschäftsjahr, ein konkretes Projekt oder um langfristige strategische Veränderungen? Eine klare Zielsetzung ist die Basis jeder Planung.

2. Aktuellen Personalbestand analysieren

Welche Mitarbeitenden stehen aktuell zur Verfügung? Dabei werden nicht nur Köpfe gezählt – auch Qualifikationen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten (z. B. Elternzeit, Krankheit), voraussichtliche Personalab- und zugänge sowie das Alter der Mitarbeiter werden berücksichtigt.

3. Unternehmensstrategie und -entwicklung einbeziehen

Wohin entwickelt sich das Unternehmen? Neue Märkte, Produkte oder Technologien haben direkten Einfluss auf den zukünftigen Personalbedarf. Auch organisatorische Veränderungen müssen einbezogen werden.

4. Qualitativen und quantitativen Bedarf ermitteln

Nun wird konkret berechnet, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen in Zukunft benötigt werden. Dabei kommen Methoden wie Schätzverfahren oder Kennzahlenanalysen zum Einsatz.

5. Soll-Ist-Vergleich durchführen

Der ermittelte Bedarf wird mit dem aktuellen Personalbestand verglichen. So werden Personalüberhänge oder -lücken sichtbar. Dieser Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.

6. Maßnahmen ableiten und planen

Je nach Ergebnis des Soll-Ist-Vergleichs werden konkrete Schritte definiert: Recruiting (Z. B. mit Hilfe von Schulmarketing oder Promotions), Weiterbildung, Versetzungen, Auslagerungen oder Entlassungen. Dabei sollten auch zeitliche Abläufe und Zuständigkeiten klar geregelt werden.

7. Umsetzung der Maßnahmen

Die geplanten Schritte werden umgesetzt. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Geschäftsleitung notwendig. Regelmäßige Statuschecks helfen, den Fortschritt zu kontrollieren.

8. Kontrolle und Anpassung

Personalbedarfsplanung ist ein fortlaufender Prozess. Veränderungen im Markt oder im Unternehmen machen eine regelmäßige Überprüfung notwendig. Nur so kann die Planung flexibel und wirksam bleiben.

Ein Beispiel für die Personalbedarfsermittlung

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen plant, ein neues Werk zu eröffnen. Die Personalabteilung möchte mithilfe einer strukturierten Personalbedarfsplanung sicherstellen, dass das neue Werk pünktlich und effizient in Betrieb genommen werden kann.

1. Ziele der Personalbedarfsplanung definieren

Das Ziel besteht darin, den Personalbedarf für das neue Werk zu ermitteln und sicherzustellen, dass zur geplanten Inbetriebnahme alle nötigen Mitarbeitenden an Bord sind. Dabei soll sowohl die benötigte Anzahl als auch die fachliche Qualifikation berücksichtigt werden.

2. Aktuellen Personalbestand analysieren

Aktuell beschäftigt das Unternehmen 50 Mitarbeitende in der Produktion. Davon verfügen 5 Personen über eine technische Ausbildung, die für den Betrieb von Spezialanlagen erforderlich ist. 3 Mitarbeitende werden voraussichtlich in den nächsten 6 Monaten in Rente gehen.

3. Unternehmensstrategie und -entwicklung einbeziehen

Das Unternehmen verfolgt eine Wachstumsstrategie. Mit dem neuen Werk soll die Produktionskapazität um 40 % erhöht werden, um neue Märkte zu erschließen und die Lieferzeiten zu verkürzen. Zudem wird ein größerer Automatisierungsgrad geplant, der neue technische Qualifikationen erfordert.

4. Qualitativen und quantitativen Bedarf ermitteln

Der geplante Ausbau erfordert insgesamt 70 Mitarbeitende, darunter mindestens 10 qualifizierte Techniker:innen für die neuen Anlagen.

• Quantitativer Bedarf: 70 – 50 = 20 zusätzliche Mitarbeitende
  
• Ersatzbedarf durch Renteneintritte: 3 Personen
  
• Gesamtbedarf: 23 Personen
  
• Qualitativer Bedarf: zusätzliche 5 Techniker:innen (aktuell 5 vorhanden, zukünftig 10 benötigt)
  

5. Soll-Ist-Vergleich durchführen

Dem aktuellen Personalbestand von 50 Personen stehen 70 geplante Stellen gegenüber. Das ergibt einen Netto-Personalbedarf von 20 Personen. Zusammen mit dem Ersatzbedarf von 3 Mitarbeitenden ergibt sich ein Gesamtbedarf von 23 Mitarbeitenden, darunter 5 mit technischer Spezialqualifikation.

6. Maßnahmen ableiten und planen

Das Unternehmen entscheidet sich für einen Maßnahmen-Mix:

• 23 neue Mitarbeitende sollen extern rekrutiert werden – u. a. durch OOH-Kampagnen und Online-Stellenportale.
  
• 5 interne Mitarbeitende werden durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen zu Techniker:innen geschult.
  
• Zusätzlich sollen über Hochschulmarketing und Ausbildungsmarketing Auszubildende gewonnen werden, um den Nachwuchs frühzeitig und langfristig zu sichern. Zusätzlich werden so Mitarbeiter für den Reserve- und Zusatzbedarf gewonnen.
  

7. Umsetzung der Maßnahmen

Die HR-Abteilung startet parallel die Rekrutierungskampagne und plant interne Schulungen für geeignete Mitarbeitende. Zudem wird ein Konzept für die Zusammenarbeit mit Berufsschulen aufgesetzt, inklusive Besuchsterminen und einer neuen Karriereseite mit Ausbildungsinhalten.

8. Kontrolle und Anpassung

Die HR-Abteilung überprüft monatlich den Fortschritt der Maßnahmen. Werden offene Stellen nicht rechtzeitig besetzt, werden zusätzliche Recruiting-Kanäle eingeplant oder das Ausbildungsangebot erweitert. Die Personalbedarfsplanung wird kontinuierlich angepasst – auch mit Blick auf weitere Werkserweiterungen in der Zukunft.

Welche Methoden können zur Personalplanung genutzt werden?

Für eine fundierte Personalbedarfsplanung stehen Unternehmen verschiedene Methoden zur Verfügung. Die Wahl der Methode hängt von der Unternehmensgröße, den verfügbaren Daten und der Planungsgenauigkeit ab.

Vergangenheitsbezogene Methoden: Hierbei werden historische Daten als Grundlage genommen. Etwa: Wie viele Mitarbeitende waren im letzten Jahr notwendig, um ein bestimmtes Auftragsvolumen zu bewältigen? Diese Methode ist einfach, eignet sich jedoch nur bei stabilen Rahmenbedingungen.

Zukunftsorientierte Methoden: Diese basieren auf Prognosen und Planwerten. Sie berücksichtigen strategische Entwicklungen, Marktveränderungen oder technologische Neuerungen. So lässt sich der Personalbedarf an künftige Anforderungen anpassen.

Simulations- und Szenariotechniken: Diese Methode simuliert verschiedene Zukunftsszenarien, um den Einfluss bestimmter Entwicklungen auf den Personalbedarf abzuschätzen – z. B. im Falle eines Markteintritts oder Personalabbaus.

Benchmarking: Der eigene Personalbedarf wird mit dem anderer Unternehmen oder Branchenstandards verglichen. Dies kann helfen, den eigenen Aufwand realistisch einzuschätzen und Optimierungspotenziale zu erkennen.

Fazit zur Personalbedarfsplanung für Unternehmen

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentrales Instrument, um den zukünftigen Personalbedarf systematisch und vorausschauend zu steuern. Wer den Überblick über seine personellen Ressourcen behalten will, braucht Klarheit über Zahlen, Qualifikationen und strategische Ziele. Nur so können Engpässe vermieden, Kosten optimiert und Mitarbeitende sinnvoll eingesetzt werden.

Ob im Tagesgeschäft oder in der langfristigen Strategie: Eine strukturierte, kontinuierlich gepflegte Personalbedarfsplanung schafft Sicherheit, Planbarkeit und Zukunftsfähigkeit. Sie bildet die Grundlage für erfolgreiche Personalentscheidungen – und damit für den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Wenn Sie noch leichter Personal und Auszubildende gewinnen wollen, sowie Ihre aktuellen Mitarbeiter noch stärker ans Unternehmen binden möchten, können Sie mehr über Employer Branding lesen.