Personalkosten als Arbeitgeber berechnen & verstehen leicht getan

Personalkosten und Lohnnebenkosten gehören zu den größten Kostenpunkten für die meisten Unternehmen. Deswegen ist es enorm wichtig zu verstehen, wie sich Mitarbeiterkosten zusammensetzen, wie die Kosten berechnet werden und welche KPIs sie im Blick behalten sollten.

Besonders wichtig in diesem Kontext sind auch die oft übersehenen und stark unterschätzten Opportunitätskosten.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, leicht verständlich aufbereitet, zu diesen Themen.

Was sind Personalkosten? 

Personalkosten umfassen sämtliche Aufwendungen, die einem Unternehmen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. 

Sie beinhalten das gezahlte Gehalt oder Lohn und zusätzliche Kosten wie Sozialabgaben, gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Leistungen sowie alle Strukturkosten.

Für Unternehmen stellen Personalkosten einen der größten Kostenblöcke dar und spielen daher eine zentrale Rolle in der Finanzplanung und strategischen Unternehmensführung. Ein präzises Verständnis dieser Kosten ist entscheidend, um wirtschaftlich planen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Woraus setzen sich die Mitarbeiterkosten zusammen?

Die Mitarbeiterkosten setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen, die sich in direkte und indirekte Personalkosten sowie in fixe, sprungfixe und variable Kosten unterteilen lassen. Alle Komponenten sollten im Rahmen der Personalplanung gleichermaßen berücksichtigt werden.

Fixe, sprungfixe und variable Mitarbeiterkosten

Hier finden Sie eine Erklärung zu den einzelnen Kostenarten inklusive Beispielen.

Gleichbleibende oder fixe Personalkosten

Fixe Personalkosten bleiben unabhängig von der tatsächlichen Arbeitsleistung und der Unternehmenssituation konstant. Dazu zählen beispielsweise Monatsgehälter, feste Zulagen, gesetzliche Pflichtabgaben, Ausgaben für Steuerberatung, etc..

Sprungfixe oder intervallfixe Personalkosten

Als sprungfixe oder intervallfixe Lohnkosten werden Kosten bezeichnet, die konstant bleiben, bis ein bestimmtes Limit erreicht wird. Wenn das Limit erreicht wird, steigen die Kosten sprungartig an. In der Regel hängen diese Kosten mit der Firmen- bzw. Personalstruktur zusammen.

Beispiel: Ein Büro bietet Platz für 50 Mitarbeiter, bis die 50 Mitarbeiter erreicht sind, bleiben die Kosten gleich oder fix. Wenn es dann mehr als 50 Mitarbeiter werden und ein neues Büro und ggf. auch noch ein neuer HR-Mitarbeiter benötigt wird, steigen die Kosten sprungartig an.

Veränderliche oder variable Personalkosten

Variable Lohnkosten ändern sich je nach Arbeitsleistung der Mitarbeiter, der Unternehmenssituation und hängen vom Verbrauch, der Auftragslage und von individuellen Vereinbarungen ab.

In diese Kategorie fallen zum Beispiel Fortbildungen, Bürobedarf, Reisekosten, Strom und Telefon, aber auch Prämien oder Erfolgsbeteiligungen. 

Direkte Personalkosten

Zu den direkten Personalkosten zählen alle Zahlungen, die direkt mit der geleisteten Arbeit der Mitarbeitenden in Verbindung stehen. Dazu gehören vor allem:

• Löhne und Gehälter
• Zuschläge für Überstunden, Feiertags- oder Nachtarbeit
• Provisionen und leistungsbezogene Boni
• Weitere Bezüge wie Firmenwagen, Smartphones, Laptops und alle anderen Neben- und Sachwertbezüge

Diese Kosten sind meist vertraglich geregelt und daher für den Arbeitgeber relativ gut planbar.

Was ist der Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern?

Kurz gesagt ist das Gehalt ein fixer monatlicher Betrag, der gezahlt wird. Der Lohn ist ein variabler Betrag, der auf den geleisteten Arbeitsstunden oder produzierten Stückzahlen (Akkordlohn) basiert.

Wenn vertraglich also ein Betrag definiert wird, der jeden Monat gezahlt wird, selbst wenn der Mitarbeiter z.B. krank, im Urlaub oder einfach nur langsam war, handelt es sich um ein Gehalt.

Wenn vertraglich kein fixer Betrag definiert wird, sondern die Zahlung monatlich oder wöchentlich je nach geleisteter Arbeitszeit oder erbrachter Leistung variiert, handelt es sich um Lohn.

Indirekte Personalkosten

Indirekte Personalkosten entstehen zusätzlich zu den direkten Zahlungen, ohne dass sie unmittelbar mit der geleisteten Arbeitszeit in Verbindung stehen. Sie sind oft schwerer zu erfassen, aber nicht weniger wichtig.

Lohnnebenkosten und Sozialabgaben von Personal

Einer der größten Punkte der indirekten Lohnkosten sind die Lohnnebenkosten und Sozialabgaben.

Hierzu zählen insbesondere:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
• Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und Berufsgenossenschaften
• Umlagen wie U1, U2 und Insolvenzgeldumlage
• Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen
• Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sowie weitere freiwillige oder tariflich vereinbarte Zusatzleistungen wie Rabatte und Vergünstigungen
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Reisekosten wie Bahn- oder Flugtickets, Hotelzimmer und Verpflegung

Strukturkosten von Personal

Strukturkosten bezeichnen alle Aufwendungen, die aus der Organisation und Verwaltung des Personals entstehen, sowie die Kosten, die das Geschäft ermöglichen, erleichtern und unterstützen. Dazu zählen Kosten für:

• Personalabteilungen und HR-Software
• Rekrutierung und Onboarding
• Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Kantinen
• Betriebsärzte 
• Kosten zur Einrichtung und zum Erhalt von Arbeitsplätzen wie Möbel, Telefone, Büromaterial, Arbeitskleidung, etc.
• Kosten für die Miete von Büro, Laden- oder Lagerfläche
• Lizenzen für Software und andere Arbeitshilfsmittel

Personalkosten als Arbeitgeber berechnen

Um fundierte Entscheidungen zu treffen, ist eine präzise Berechnung der Personalkosten sehr wichtig. Arbeitgeber sollten sowohl direkte als auch indirekte Kosten erfassen und transparent darstellen, um einen realistischen Überblick über die tatsächlichen Personalkosten zu erhalten.

Formel zum Berechnen der Personalkosten

Die einfachste, aber auch ungenauste Formel, um die Personalkosten zu berechnen, lautet:

Personalkosten = Direkte Personalkosten * 1,8

Beispiel: Sie stellen jemanden für 3.300,- Euro Brutto im Monat ein, dann belaufen sich die ungefähren Personalkosten auf 5.940,- Euro monatlich. 

Eine der gängigsten und genausten Formeln zur Berechnung der Gesamtkosten pro Mitarbeitenden lautet:

Personalkosten = Direkte Personalkosten + Indirekte Personalkosten + sonstige Personalnebenkosten

Beispiel: Ein Mitarbeitender erhält ein Bruttogehalt von 3.300,- €. Die Sozialabgaben des Arbeitgebers betragen rund 28 %, also 924,- €. Weitere Personalnebenkosten (z. B. für Weiterbildungen oder Lizenzen) belaufen sich auf 320 €.

Gesamtkosten = 3.300 € + 924 € + 320 € = 4.544 € monatlich

Grundsätzlich bietet sich aber auch an, die gesamten Personalkosten für den gesamten Betrieb auszurechnen, um die Rechnung zu vereinfachen. Hier wird die folgende Formel genutzt:

Personalkosten = (Alle direkten Personalkosten + alle indirekten Personalkosten + alle sonstigen Personalnebenkosten) / Anzahl aller Mitarbeiter

Die Rechnung kann monatlich und für das gesamte Jahr durchgeführt werden, um die monatlichen und jährlichen Kosten zu erfassen.

Für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte (Minijobber) sollten eigene Kalkulationen durchgeführt oder die Kosten anteilig nach Beschäftigungsgrad berechnet werden. 

Personalkosten und Lohnnebenkosten Rechner

Zur Vereinfachung der Berechnung können Sie Online-Tools wie die Rechner vom Bundesministerium Finanzen nutzen.

Hier finden Sie den Lohnnebenkostenrechner. 

Diese Rechner helfen dabei, die Gesamtkosten eines Mitarbeitenden mit wenigen Eingaben zu ermitteln und verschiedene Szenarien zu vergleichen.

Die wichtigsten Personalkosten und ihre Kennzahlen bewerten

Wenn Sie die Personalkosten nicht nur ausrechnen, sondern auch nutzen wollen, um Unternehmensentscheidungen besser treffen oder die Entwicklung über die Jahre vergleichen zu können, gibt es noch ein paar Kennzahlen, die Ihnen helfen können:

• Personalintensität = Personalausgaben / Umsatz * 100

Gibt Aufschluss über das Verhältnis der Personalausgaben zur Betriebsleistung.

• Personalaufwandsquote = Personalausgaben / Umsatz

Ähnlich wie Personalintensität gibt diese Quote an, wie hoch der Anteil der Personalkosten am Umsatz ist.

• Kosten Pro Mitarbeiter = Alle Personalausgaben / Anzahl der Mitarbeiter

Durch diese Rechnung erhalten Sie Aufschluss über die Kosten pro Mitarbeiter, inklusive der Nebenkosten, die Sie für Einzelpersonen bisher nicht berücksichtigt hatten (z.B. Büromiete, Stromkosten, etc.).

• Personalkosten pro Stunde = Personalkosten / gebuchte Arbeitsstunden

Diese Kennzahl gibt an, ob bestimmte Personen oder Abteilungen kostendeckend arbeiten, sie setzt eine Zeiterfassung voraus.

• Personalzusatzkostenquote = Alle Personalnebenkosten / Alle Personalkosten

Diese Quote gibt Aufschluss darüber, wie stark die Personalnebenkosten schwanken, sie sollte möglichst stabil sein.

• Arbeitsproduktivität = Ergebnis / Arbeitsaufwand

Diese KPI gibt das Verhältnis zwischen dem Arbeitseinsatz (Anzahl an Mitarbeiter und/oder Zeit) und dem erreichten Ergebnis (Umsatz, Stückzahl, erledigte Aufgaben) an. 

Durch die regelmäßige Auswertung dieser Kennzahlen lassen sich Entwicklungen frühzeitig erkennen und gezielt steuern.

Wie können Personalkosten gesenkt werden?

Personalkosten zu senken bedeutet nicht zwangsläufig, Stellen abzubauen. Vielmehr geht es darum, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. 

Mögliche Maßnahmen sind zum Beispiel:

• Digitalisierung von HR-Prozessen zur Reduktion administrativer Aufgaben
• Outsourcing von Aufgaben wie Lohnbuchhaltung, IT-Support, Webdesign, etc. an spezialisierte Freelancer und Agenturen
• Förderung von Teilzeitmodellen oder Jobsharing
• Investitionen in Aus- und Weiterbildung zur Steigerung der Produktivität
• Minimieren von Arbeitsräumen und Materialien durch Home Office, “Shared Desks” und digitale, papierlose Prozesse
• Nutzung von günstigen Aushilfskräften oder Werkstudenten für einfache Arbeiten, die kein oder wenig Fachwissen erfordern
• Nutzen Sie Automatisierungen für wiederkehrende Routineaufgaben
• Nutzen Sie Dokumentationen, SOPs, FAQs und andere Informationsbereiche, um Mitarbeiter und (potenzielle) Kunden vollumfänglich zu informieren
• Reduzieren Sie Fehlzeiten und Krankheitstage durch gute Arbeitsbedingungen und Sicherheitsmaßnahmen

Auch eine transparente Kommunikation über Unternehmensziele und Leistungsanforderungen kann dazu beitragen, die Mitarbeitermotivation zu steigern und somit Kosten langfristig zu senken.

Opportunitätskosten, die oft übersehenen und stark unterschätzten Mitarbeiterkosten

Opportunitätskosten beschreiben entgangene Gewinne oder Nutzen, weil Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden. Diese Kosten werden von den meisten Firmen übersehen und stark unterschätzt. Deswegen werden oft Schlüsselpersonen in Betrieben gekündigt oder nicht gut genug behandelt, sodass sie kündigen und Positionen nicht oder mit unqualifizierten Personen nachbesetzt werden. 

Weitere Opportunitätskosten im HR-Kontext entstehen zum Beispiel durch:

• Der Verzicht auf qualifizierte Mitarbeitende, weil das Recruiting zu lange dauert
• Der Verzicht auf qualifizierte Mitarbeitende, weil sie zu teuer erscheinen
• Produktivitätseinbußen durch ineffiziente Prozesse, mangelnde Schulung und schlechte Hilfsmittel wie Software oder Werkzeug
• Das Vernachlässigen der Mitarbeiterzufriedenheit und die daraus entstehenden Produktivitätseinbußen
• Das Vernachlässigen der Mitarbeiterzufriedenheit und die daraus entstehenden Fluktuation (Kündigungen)
• Kosten durch hohe Fluktuation und dadurch entstehende Rekrutierungsprozesse
• Kosten durch hohe Fluktuation und dadurch entstehende Einarbeitungszeiten
• Kosten und Umsatzausfall durch den Wegfall von Wissen des hochqualifizierten Personals
• Umsatzausfall, weil nicht ausreichend Mitarbeiter für die Aufträge zur Verfügung stehen
• Umsatzausfall, Schadensersatzzahlungen und Aufwand für Nachbesserungen, weil unzureichend qualifiziertes Personal Arbeiten schlecht durchgeführt hat

Diese Kosten sind schwer zu messen, aber enorm einflussreich. Unternehmen sollten daher regelmäßig evaluieren, ob ihre Personalstrategie wirklich optimal aufgestellt ist oder ob Potenziale ungenutzt bleiben.

Wenn generell Schwierigkeiten dabei bestehen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten, können Employer Branding Maßnahmen extrem hilfreich sein. Auch Personalmarketing oder Ausbildungsmarketing können sehr von Vorteil sein.

Fazit zu Personalkosten, deren Berechnung, Bewertung und Einsparung

Personalkosten sind ein zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung und beeinflussen maßgeblich den Erfolg eines Betriebs. Wer als Arbeitgeber die Bestandteile und Einflussfaktoren genau kennt, kann gezielt steuern, wirtschaftlich planen und Einsparpotenziale ausschöpfen. 

Moderne Tools und klare Prozesse helfen dabei, die Übersicht zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig lohnt sich ein genauer Blick auf versteckte Kosten – etwa durch ungenutzte Potenziale oder ineffiziente Strukturen. So lassen sich nicht nur kurzfristig Ausgaben reduzieren, sondern auch langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.

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