Bewerbungsgespräch erfolgreich führen: Leitfaden, Checkliste & Fragenkatalog

Ein Bewerbungsgespräch zu führen ist weit mehr als nur ein formelles Treffen. Es ist der entscheidende Moment, in dem sich potenzielle Arbeitgeber und Bewerber kennenlernen, um herauszufinden, ob sie perfekt zueinander passen. Für Unternehmen ist es die goldene Gelegenheit, nicht nur die fachlichen Fähigkeiten, sondern auch die Persönlichkeit und das wahre Potenzial eines Kandidaten zu erkennen. 

Doch wie gelingt es, ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, das sowohl professionell ist, als auch eine positive Erfahrung für die Bewerber schafft?

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige, von der sorgfältigen Vorbereitung und der optimalen Gesprächsführung bis hin zur effektiven Nachbereitung. 

Wir zeigen Ihnen, warum ein Vorstellungsgespräch kein Stresstest sein sollte, stellen Ihnen eine praxisnahe Checkliste für Personaler und Führungskräfte zur Verfügung und beleuchten die Besonderheiten bei digitalen oder internen Bewerbungsgesprächen. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihr nächstes Bewerbungsgespräch souverän und zielführend zu meistern!

Was ist das Ziel davon, ein Bewerbungsgespräch zu führen?

Ein Bewerbungsgespräch zu führen, ist ein Kernelement des Rekrutierungsprozesses, mit klaren Zielen für Arbeitgeber. Es geht darum, über die reinen Fakten aus Lebenslauf und Anschreiben hinauszugehen und ein umfassendes Bild des Kandidaten zu gewinnen.

Kurz gesagt, es geht darum, dass sich Bewerber und Arbeitgeber kennenlernen können, woraus sich auch die Hauptziele des Vorstellungsgesprächs ergeben:

• Fachliche und persönliche Eignung prüfen: Festzustellen, ob die im Lebenslauf angegebenen Fähigkeiten und Erfahrungen den Anforderungen der Position entsprechen und ob die Persönlichkeit des Bewerbers zum Team und zur Unternehmenskultur passt.
• Motivation und Erwartungen klären: Zu verstehen, welche Beweggründe der Bewerber für die Bewerbung hat, welche Karriereziele er verfolgt und welche Erwartungen er an die zukünftige Rolle sowie das Unternehmen mitbringt.
• Unternehmenspräsentation: Das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen und dem Bewerber einen realistischen Einblick in die Arbeitsweise, Werte und Benefits zu geben.
• Beidseitige Klärung offener Fragen: Dem Kandidaten die Möglichkeit zu geben, eigene Fragen zu stellen und alle Unklarheiten zu beseitigen, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für beide Seiten zu schaffen.

Egal, ob Sie ein Bewerbungsgespräch mit potenziellen Lehrlingen oder mit Führungskräften durchführen: Das übergeordnete Ziel bleibt stets, den idealen Match für die offene Position und Ihr Unternehmen zu finden.

Warum sollte das Gespräch nicht als Stresstest dienen? 

Früher wurden Bewerbungsgespräche oft als eine Art Stresstest missverstanden, bei dem der Bewerber bewusst unter Druck gesetzt wurde, um seine Reaktionen zu testen. Dieser Ansatz ist jedoch veraltet und kontraproduktiv, wenn Sie ein richtiges Vorstellungsgespräch führen möchten.

Gründe, warum ein Bewerbungsgespräch kein Stresstest sein sollte:

• Verzerrtes Bild: Unter extremem Druck zeigen Menschen oft nicht ihr wahres Potenzial oder ihre authentische Persönlichkeit. Sie könnten aus Nervosität Fehler machen, die nichts über ihre tatsächlichen Fähigkeiten aussagen.
• Negative Candidate Experience: Ein unangenehmes Gespräch hinterlässt einen schlechten Eindruck vom Unternehmen. Dies kann sich negativ auf die Arbeitgebermarke auswirken und insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels selbst qualifizierte Kandidaten abschrecken.
• Keine relevante Erkenntnis: Stresstests geben selten Aufschluss darüber, wie gut jemand tatsächlich im Arbeitsalltag performt. Wichtiger ist es, die Fähigkeit zur Problemlösung und zum Umgang mit Herausforderungen in einem konstruktiven Umfeld zu beurteilen.
• Fehlbesetzungen vermeiden: Wenn Bewerber sich verstellen, steigt die Gefahr einer Fehlbesetzung. Ein offenes und ehrliches Gespräch ermöglicht es beiden Seiten, eine realistische Einschätzung vorzunehmen.

Aus diesen Gründen ist eine respektvolle und offene Gesprächsatmosphäre entscheidend. Es ermöglicht den Kandidaten, sich wohlzufühlen und die besten Seiten zu zeigen, was letztlich zu einer fundierteren Einstellungsentscheidung führt.

Checkliste für Personaler und Führungskräfte

Um ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen zu können, ist eine gute Vorbereitung das A und O. Die folgende Checkliste unterstützt Sie als Personaler oder Führungskräfte dabei, den Überblick zu behalten und keine wichtigen Schritte zu vergessen.

Vorbereitung:

• Stellenprofil genau verstehen: Klären Sie, welche Hard- und Soft Skills für die Position wirklich entscheidend sind.
• Lebenslauf und Anschreiben des Kandidaten gründlich prüfen: Markieren Sie offene Punkte und Fragen, die Sie im Gespräch klären möchten.
• Fragenkatalog erstellen: Bereiten Sie gezielte Fragen vor, die sowohl fachliche als auch verhaltensbezogene Aspekte abdecken (z.B. situative Fragen) sowie offene Fragen zum Lebenslauf beinhaltet. Ein Bewerbungsgespräch Fragenkatalog ist Gold wert.
• Unternehmensinformationen bereithalten: Seien Sie bereit, das Unternehmen, die Abteilung und die spezifische Rolle detailliert vorzustellen.
• Gesprächsstruktur festlegen: Planen Sie den Ablauf des Gesprächs (Begrüßung, Vorstellung des Betriebs, Fragen an den Kandidaten, Fragen des Kandidaten, Nächste Schritte, Verabschiedung).
• Räumlichkeiten vorbereiten: Sorgen Sie für einen ruhigen und angenehmen Raum, in dem das Gespräch ungestört stattfinden kann. Bei Online-Interviews: stabile Internetverbindung und passende Technik testen.

Während des Gesprächs

• Freundlicher Empfang: Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre. Small Talk zu Beginn kann helfen, die Nervosität abzubauen.
• Aktives Zuhören: Konzentrieren Sie sich auf die Antworten des Kandidaten und stellen Sie bei Bedarf Nachfragen.
• Notizen machen: Halten Sie wichtige Punkte, Eindrücke und Antworten fest. Dies ist für die spätere Bewertung und Entscheidungsfindung unerlässlich.
• Realistische Erwartungen vermitteln: Beschreiben Sie die Stelle, das Team und die Unternehmenskultur ehrlich und transparent. Ehrlichkeit und Transparenz sind extrem wichtig, um die Arbeitszufriedenheit später hochzuhalten.
• Raum für Fragen lassen: Geben Sie dem Kandidaten ausreichend Gelegenheit, eigene Fragen zu stellen. Beantworten Sie diese umfassend und klar.

Umgang mit kritischen Fragen und Situationen:

• Lücken im Lebenslauf: Fragen Sie nach den Gründen und wie die Zeit genutzt wurde, ohne zu verurteilen. Fokussieren Sie sich auf gelerntes und zukünftige Pläne.
• Gehaltsvorstellungen: Klären Sie frühzeitig, ob die Vorstellungen des Kandidaten im Rahmen Ihres Budgets liegen. Sprechen Sie dabei auch über Benefits, die zum Gesamtpaket gehören.
• Negative Vorerfahrungen des Bewerbers: Hören Sie zu, aber bleiben Sie objektiv. Konzentrieren Sie sich auf die Lehren, die der Kandidat aus solchen Erfahrungen gezogen hat.
• Vermeiden Sie Killerfragen: Stellen Sie keine Fragen, die unnötig Druck aufbauen oder den Bewerber in die Enge treiben. Ihr Ziel ist ein realistisches Bild, kein Stresstest.

Rechtliche Aspekte beachten:

• Unzulässige Fragen: Vermeiden Sie Fragen zu privaten Themen wie Familienplanung, Religion, politischer Einstellung, sexueller Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Diese sind in der Regel unzulässig und können rechtliche Konsequenzen haben. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die für die Stelle relevanten Qualifikationen und Erfahrungen. Der AMS hat einen Katalog mit unerlaubten Fragen erstellt.

Nachbereitung:

• Sofortige Bewertung: Füllen Sie Ihr Bewertungsformular direkt nach dem Gespräch aus, solange die Eindrücke noch frisch sind.
• Feedback einholen: Wenn mehrere Personen am Gespräch beteiligt waren, tauschen Sie sich zeitnah aus.
• Nächste Schritte kommunizieren: Informieren Sie den Kandidaten transparent über den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses.
• Absage oder Zusage: Unabhängig vom Ergebnis, geben Sie dem Kandidaten zeitnah und professionell Bescheid.

Diese Checkliste können Sie für Vorstellungsgespräche mit Führungskräften, Azubis oder “einfachen Mitarbeitern” nutzen. Selbst bei Bewerbungen für ein Praktikum können die einzelnen Punkte sehr hilfreich sein. 

Besonderheiten des internen Vorstellungsgesprächs

Auch wenn Sie ein internes Vorstellungsgespräch führen, gelten viele der oben genannten Prinzipien. Dennoch gibt es Nuancen zu beachten. Interne Kandidaten kennen das Unternehmen bereits, aber die neue Rolle und die Teamdynamik können sich stark unterscheiden.

• Kenntnisse nutzen, nicht voraussetzen: Gehen Sie nicht davon aus, dass der interne Bewerber alle Details der neuen Position oder des Teams kennt. Erklären Sie diese gründlich.
• Objektivität wahren: Behandeln Sie interne Kandidaten fair und objektiv, genau wie externe Bewerber. Vermeiden Sie Voreingenommenheit aufgrund bestehender Beziehungen.
• Entwicklungsperspektive: Fokus Sie sich darauf, wie die neue Rolle zur Karriereentwicklung des Mitarbeiters passt und welche neuen Herausforderungen sie bietet.

Besonderheiten bei digitalen bzw. virtuellen Bewerbungsgesprächen

In der heutigen Arbeitswelt sind digitale bzw. virtuelle Bewerbungsgespräche zur Norm geworden. Auch wenn die grundlegenden Ziele gleich bleiben, gibt es einige Besonderheiten, die Personaler und Führungskräfte beachten sollten, um auch hier ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen zu können:

• Technische Vorbereitung ist entscheidend: Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und Kamera sowie Mikrofon einwandfrei funktionieren. Ein Testlauf vorab verhindert peinliche Unterbrechungen. Informieren Sie den Bewerber idealerweise über die genutzte Software und eventuelle Besonderheiten.
• Professionelle Umgebung schaffen: Wählen Sie einen ruhigen Ort ohne Ablenkungen, mit einem neutralen und aufgeräumten Hintergrund. Achten Sie auf gute Beleuchtung, sodass Ihr Gesicht klar erkennbar ist.
• Körpersprache und Blickkontakt: Im virtuellen Raum muss die Körpersprache bewusster eingesetzt werden. Versuchen Sie, direkten Blickkontakt zu halten, indem Sie in die Kamera schauen, und nutzen Sie Gesten, um Ihre Aussagen zu unterstreichen.
• Aktives Zuhören betonen: Achten Sie verstärkt auf verbale Signale, da nonverbale Hinweise schwieriger zu deuten sind. Wiederholen Sie bei Bedarf Aussagen des Bewerbers, um Missverständnisse zu vermeiden, und geben Sie klare Bestätigung, dass Sie zuhören.
• Pausen und Timing: Digitale Gespräche können ermüdender sein. Planen Sie eventuell kürzere Gesprächszeiten oder kurze Pausen ein. Achten Sie auf ein natürliches Gesprächstempo und geben Sie beiden Seiten genügend Zeit zum Sprechen.

Ein gut geführtes digitales Vorstellungsgespräch kann genauso aufschlussreich sein wie ein persönliches Treffen und trägt maßgeblich zu einer positiven Kandidaten-Experience bei.

Leitfaden zum Ablauf des Bewerbungsgesprächs

Ein strukturierter Ablauf ist entscheidend, um ein Vorstellungsgespräch richtig führen zu können. Er hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte angesprochen werden. Dieser Leitfaden bietet eine bewährte Struktur für Ihr nächstes Bewerbungsgespräch.

Begrüßung und Einleitung

Der erste Eindruck zählt! Eine herzliche und professionelle Begrüßung legt den Grundstein für ein offenes und angenehmes Gespräch.

• Freundlicher Empfang: Nehmen Sie sich Zeit für eine kurze, ungezwungene Begrüßung. Ein Lächeln und ein Händedruck schaffen eine positive Atmosphäre.
• Small Talk: Ein paar einleitende Worte über die Anreise, das Wetter oder andere neutrale Themen können helfen, die anfängliche Nervosität auf beiden Seiten abzubauen.
• Ablauf skizzieren: Erklären Sie kurz, wie das Gespräch ablaufen wird. Zum Beispiel: "Zuerst stellen wir uns kurz vor, dann sprechen wir über Ihre Erfahrungen, Sie haben die Möglichkeit Fragen zu stellen, und am Ende klären wir die nächsten Schritte." Dies gibt dem Bewerber Sicherheit und Orientierung.
• Rolle klären: Stellen Sie sich und eventuelle weitere Anwesende (z.B. Teamleiter, HR-Mitarbeiter) kurz vor und erläutern Sie Ihre jeweilige Rolle im Unternehmen und im Gespräch.

Vorstellung von dem Arbeitgeber

Nach der Einleitung ist es Zeit, Ihr Unternehmen ins beste Licht zu rücken. Dies ist besonders wichtig, um Top-Talente zu gewinnen.

• Das Unternehmen präsentieren: Geben Sie einen Überblick über die Geschichte, die Werte, die Mission und die Vision Ihres Unternehmens. Ein gut ausgearbeiteter EVP und Informationen zum USP der Produkte und Dienstleistungen können auch hilfreich sein.
• Die Abteilung und das Team vorstellen: Beschreiben Sie das Team, in das der Bewerber integriert werden würde, und wie die Zusammenarbeit aussieht.
• Die Rolle detailliert beschreiben: Erklären Sie die täglichen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten der ausgeschriebenen Position. Gehen Sie auf die Erwartungen an die Rolle ein.
• Unternehmenskultur und Benefits: Sprechen Sie über die Unternehmenskultur, Arbeitsatmosphäre und welche zusätzlichen Leistungen oder Benefits Ihr Unternehmen bietet (z.B. Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote). Zeigen Sie, was Sie als Arbeitgeber attraktiv macht.

Bewerbungsgespräch mit Fragenkatalog

Der Kern des Gesprächs ist die Phase, in der Sie mehr über den Bewerber erfahren. Ein gut durchdachter Bewerbungsgespräch Fragenkatalog ist hierbei unerlässlich.

• Eigene Vorstellung des Bewerbers: Beginnen Sie mit einer offenen Frage wie "Erzählen Sie doch bitte etwas über sich und Ihren bisherigen Werdegang." Dies gibt dem Kandidaten die Möglichkeit, seine Stärken hervorzuheben und wichtige Aspekte zu betonen.
• Gezielte Fragen stellen: Nutzen Sie Ihren vorbereiteten Fragenkatalog, um tiefer in die Erfahrungen, Fähigkeiten und Motivation des Bewerbers einzutauchen.
• Verhaltensbasierte Fragen: Fragen Sie nach konkreten Situationen, die der Bewerber erlebt hat, und wie er darauf reagiert hat (z.B. "Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie mit einem schwierigen Kunden umgehen mussten. Wie sind Sie vorgegangen?").
• Situative Fragen: Stellen Sie hypothetische Fragen, um die Problemlösungskompetenz zu testen (z.B. "Was würden Sie tun, wenn...?").
• Fachliche Fragen: Prüfen Sie spezifisches Wissen, das für die Position relevant ist.
• Motivation und Ziele: Erfragen Sie, was den Bewerber antreibt, welche Karriereziele er verfolgt und warum er sich gerade bei Ihrem Unternehmen bewirbt.
• Aktives Zuhören: Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie bei Bedarf Nachfragen, um Unklarheiten zu beseitigen oder tiefergehende Informationen zu erhalten. Achten Sie auch auf nonverbale Signale.

Fragerunde für die Azubis oder Bewerber

Dieser Teil ist entscheidend, um die Motivation und das Interesse des Bewerbers zu erkennen und eventuelle Unsicherheiten auszuräumen.

• Raum für Fragen bieten: Fordern Sie den Bewerber aktiv auf, Fragen zu stellen. Zum Beispiel: "Haben Sie noch Fragen an uns?" oder "Gibt es etwas, das Sie über die Position oder das Unternehmen wissen möchten?".
• Fragen ernst nehmen: Nehmen Sie jede Frage ernst und beantworten Sie diese umfassend und ehrlich. Dies zeigt Wertschätzung und Transparenz.
• Offene Kommunikation fördern: Eine offene Fragerunde stärkt das Vertrauen und hilft dem Bewerber, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch mit Lehrlingen führen, da diese oft spezifische Fragen zum Ausbildungsalltag haben.

Abschluss des Vorstellungsgesprächs

Ein professioneller Abschluss hinterlässt einen guten letzten Eindruck.

• Nächste Schritte klar kommunizieren: Informieren Sie den Bewerber transparent über den weiteren Verlauf des Prozesses (z.B. "Wir werden uns innerhalb der nächsten Woche bei Ihnen melden", "Es folgt ein zweites Gespräch mit..."). Nennen Sie einen realistischen Zeitrahmen.
• Dank aussprechen: Bedanken Sie sich beim Bewerber für seine Zeit und sein Interesse am Unternehmen.
• Positive Verabschiedung: Verabschieden Sie sich freundlich.

Wie wird das Bewerbungsgespräch richtig ausgewertet?

Ein Bewerbungsgespräch richtig zu führen endet nicht mit dem Händedruck. Die sorgfältige Auswertung ist entscheidend, um die richtige Einstellungsentscheidung zu treffen und eine Fehlbesetzung zu vermeiden.

Strukturierte Bewertung nutzen

Nehmen Sie sich direkt nach dem Gespräch Zeit, Ihre Eindrücke zu notieren und das Bewertungsformular auszufüllen. Frische Eindrücke sind am aussagekräftigsten.

• Bewertung nach Kriterien: Legen Sie vorab fest, welche Kriterien für die Stelle entscheidend sind (z.B. Fachkenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Motivation, Problemlösungskompetenz). Bewerten Sie jeden Kandidaten anhand dieser Kriterien auf einer Skala (z.B. 1-5).
• Notizen & Beobachtungen: Halten Sie präzise Notizen zu den Antworten des Bewerbers, aber auch zu seinen nonverbalen Signalen und Ihrem Gesamteindruck fest. Was hat Sie besonders beeindruckt? Wo gibt es offene Fragen oder Bedenken?
• Vergleichbarkeit schaffen: Wenn Sie mehrere Bewerbungsgespräche führen, hilft ein einheitliches Bewertungssystem, die Kandidaten objektiv miteinander zu vergleichen. Das verhindert, dass der zuletzt gehörte Bewerber einen unfairen Vorteil hat.

Team-Feedback einholen

Wenn mehrere Personen am Vorstellungsgespräch teilgenommen haben, ist ein gemeinsames Debriefing unerlässlich.

• Perspektiven austauschen: Jeder Gesprächsteilnehmer hat unterschiedliche Eindrücke. Tauschen Sie Ihre Notizen und Bewertungen aus. Gab es widersprüchliche Eindrücke? Wo gab es Übereinstimmungen?
• Konsens finden: Ziel ist es, zu einem gemeinsamen Verständnis des Kandidaten zu gelangen und die Stärken sowie potenzielle Schwächen klar zu benennen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie als Führungskraft ein Vorstellungsgespräch führen und das Team später mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeitet.

Generelle Tipps und Tricks für erfolgreiche Bewerbungsgespräche

Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, erfordert Übung und die Beachtung einiger grundlegender Prinzipien. Egal, ob Sie einen Azubi oder einen erfahrenen Spezialisten interviewen – diese Tipps helfen Ihnen dabei:

• Vorbereitung ist der Schlüssel: Kennen Sie die Stelle, das Unternehmen und den Lebenslauf des Kandidaten in- und auswendig. Je besser Sie vorbereitet sind, desto souveräner wirken Sie und desto gezielter können Sie Fragen stellen.
• Offene Fragen stellen: Fragen, die nicht nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden können, fördern ausführliche Antworten und geben Ihnen tiefere Einblicke. Beginnen Sie Fragen mit "Wie", "Warum", "Was" oder "Erzählen Sie mir von...".
• Aktiv zuhören: Hören Sie nicht nur auf die Worte, sondern auch auf den Tonfall, die Pausen und die Körpersprache des Bewerbers. Lassen Sie ihn ausreden und unterbrechen Sie nicht.
• Authentisch bleiben: Seien Sie als Interviewer Sie selbst. Eine professionelle, aber menschliche Art schafft Vertrauen und fördert ein echtes Gespräch.
• Notizen machen: Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis. Kurze Notizen während des Gesprächs helfen Ihnen, sich später an wichtige Details zu erinnern und die Kandidaten fair zu vergleichen.
• Pausen gönnen: Planen Sie zwischen den Gesprächen kurze Pausen ein, um die Eindrücke zu verarbeiten und sich auf den nächsten Kandidaten vorzubereiten.
• Transparenz schaffen: Kommunizieren Sie klar und deutlich, was Sie vom Bewerber erwarten und wie der weitere Prozess aussieht.

Fazit dazu, ein Vorstellungsgespräch richtig zu führen

Ein Vorstellungsgespräch richtig zu führen ist eine Kunst, die sich aus guter Vorbereitung, empathischer Gesprächsführung und einer strukturierten Nachbereitung zusammensetzt. Es geht darum, nicht nur die fachlichen Qualifikationen, sondern auch die Persönlichkeit und das Potenzial eines Bewerbers zu erkennen.

Indem Sie das Gespräch nicht als Stresstest sehen, sondern als eine beidseitige Kennenlernphase, schaffen Sie eine positive Candidate Experience. Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je und trägt maßgeblich zu Ihrem Employer Branding bei. Nutzen Sie einen gut durchdachten Fragenkatalog und eine Checkliste, um systematisch vorzugehen.

Letztendlich ist das Ziel, einen neuen Mitarbeiter zu finden, der nicht nur die Anforderungen der Position erfüllt, sondern auch gut zum Team und zur Unternehmenskultur passt. Mit einem professionell geführten Bewerbungsprozess legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und stärken Ihr Unternehmen nachhaltig. Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen zahlt sich immer aus.Wollen Sie leichter qualifizierte Mitarbeiter oder Azubis gewinnen? Dann lesen Sie jetzt mehr über Employer Branding und wie es Ihnen helfen kann.