Personalentwicklung - Definition, Ziele & Strategien planen

Personalentwicklung und eine gute Mitarbeiterentwicklungsstrategie sind heute wichtiger denn je. Nur so ist Ihr Team und dadurch Ihr Unternehmen den Anforderungen von heute gewachsen und kann die Herausforderungen von morgen bewältigen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Personalentwicklung genau bedeutet, welche Ziele sie verfolgt und wie Sie sie systematisch planen und umsetzen. Außerdem erfahren Sie, welche Phasen, Zielgruppen und Maßnahmen im Mittelpunkt stehen, wie Sie den Erfolg Ihrer Strategie messen können und warum sich gezielte Mitarbeiterentwicklung langfristig für Ihr Unternehmen auszahlt.

Ob Sie Fachkräfte fördern, neue Talente integrieren oder Wissen im Unternehmen halten wollen, dieser Leitfaden gibt Ihnen die passenden Werkzeuge an die Hand.

Was ist die Definition von Personalentwicklung?

Personalentwicklung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden gezielt fördern und weiterqualifizieren. Dazu gehören Schulungen, Trainings, Coachings, Mentoring-Programme oder auch die gezielte Planung von Karriereschritten.

Im Zentrum steht die Frage: Welche Fähigkeiten brauchen unsere Mitarbeitenden – heute und in Zukunft – damit sie ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen können?

Personalentwicklung ist ein strategisches Instrument im HR-Bereich. Es hilft dabei, Fach- und Führungskräfte aufzubauen, Wissen im Unternehmen zu halten und sich an neue Anforderungen am Markt anzupassen. Sie ist dementsprechend auch ein wichtiger Teil der Personalbedarfsplanung.

Zusätzlich kann sie auch Ziele für das Personalmarketing beeinflussen.

Was ist das Ziel von Personalentwicklung?

Das Ziel der Personalentwicklung ist es, Mitarbeitende fachlich und persönlich weiterzuentwickeln sowie sie langfristig ans Unternehmen zu binden. Sie soll dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihre Aufgaben kompetent, effizient und mit Motivation erfüllen können.

Gleichzeitig unterstützt Mitarbeiterentwicklung Unternehmensziele wie Wachstum, Innovation oder digitale Transformation. Durch gezielte Qualifizierungsmaßnahmen können Unternehmen auf Veränderungen reagieren und sich wettbewerbsfähig aufstellen.

Personalentwicklung bedeutet nicht nur Schulung, sondern auch Perspektive: Wenn Mitarbeitende sehen, dass sich das Unternehmen um ihre Entwicklung kümmert, steigt die Arbeitszufriedenheit und die Mitarbeiterbindung ans Unternehmen.

Welche Bedeutung hat die Entwicklung von Mitarbeitern für Unternehmen?

Die gezielte Entwicklung von Mitarbeitenden bringt Unternehmen viele Vorteile. 

Gut geschulte Mitarbeitende arbeiten effizienter, sicherer und mit höherer Qualität. Zum anderen sichert sie langfristig das Know-how im Unternehmen, was besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und dem demografischen Wandel wichtig ist.

Ein starkes Personalentwicklungskonzept macht ein Unternehmen außerdem attraktiver für Bewerbende und ist somit häufig Teil von Employer Branding Maßnahmen. Talente möchten dort arbeiten, wo sie sich weiterentwickeln können. Und: Wer Entwicklungsmöglichkeiten bietet, senkt das Risiko, dass gute Mitarbeitende kündigen und zur Konkurrenz wechseln.

Unternehmen entstehen also durch die Personalentwicklung etwas höhere Personalkosten, aber im Hinblick auf die Mitarbeiterrekrutierung und den möglichen Zugewinn ist es das auf jeden Fall wert.

Personalentwicklung ist damit kein „nice to have“, sondern ein entscheidender Hebel für unternehmerischen Erfolg.

Welche Phasen und Gruppen gibt es in der Mitarbeiterentwicklung?

Die Mitarbeiterentwicklung konzentriert sich hauptsächlich auf 3 verschiedene Phasen und auf verschiedene Gruppen innerhalb dieser Phasen. Die 3 Phasen lauten:

In der Phase der Berufseinsteiger befinden sich dann weitere Personengruppen:

In der Phase der Angestellten befinden sich z.B. die Personengruppen:

In der Phase der Berufsaussteiger befinden sich alle Mitarbeitenden, deren Ausscheiden aus dem Betrieb geplant ist. Das kann entweder durch Kündigungen, Aufhebungsverträge, Renteneintritt oder sonstige Gründe sein. 

Diese Gruppe von Menschen auf die nächsten Herausforderungen und Änderungen vorzubereiten, wird in der Regel nicht die Aufgabe des Unternehmens sein.

Für welche Gruppe sind welche Maßnahmen geeignet? 

Nicht jede Maßnahme passt für jede Zielgruppe. Unterschiedliche Mitarbeitergruppen haben unterschiedlichen Entwicklungsbedarf.

Berufseinsteigende in Phase 1

In dieser Phase geht es um den erfolgreichen Einstieg ins Berufsleben oder die Aufgaben, für die sie eingestellt wurden. Ziel ist es, Grundlagen zu schaffen, Orientierung zu geben und Perspektiven aufzuzeigen.

Geeignete Maßnahmen umfassen:

Angestellte in Phase 2 

Für Personen in dieser Phase geht es um die Weiterentwicklung, Spezialisierung und Motivation. Unternehmen investieren in die Fähigkeiten und das Engagement ihrer Belegschaft, um sie zufriedener zu machen und den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.

Geeignete Maßnahmen beinhalten:

Berufsaussteiger in Phase 3

Diese Phase betrifft alle Mitarbeitenden, deren Ausscheiden aus dem Unternehmen geplant ist – sei es durch Rente, Aufhebungsverträge, Kündigungen oder andere Gründe.

Geeignete Maßnahmen könnten sein:

In der Regel liegt die Verantwortung für die Zukunft dieser Personen nicht mehr beim Unternehmen. Dennoch zeigen vorbereitende Maßnahmen Wertschätzung und fördern einen professionellen und reibungslosen Übergang.

Ein strukturierter Umgang mit allen Gruppen zeigt: Sie nehmen Ihre Verantwortung ernst – über alle Phasen hinweg.

Welche Maßnahmen und Methoden gibt es für die Entwicklung von Personal?

In der Personalentwicklung stehen Ihnen viele Werkzeuge, von kurzfristigen Schulungen bis zu langfristigen Talentstrategien, zur Verfügung. Welche Methode passt, hängt vom Ziel, der jeweiligen Zielgruppe und Ihrer Unternehmensstruktur ab. Die wichtigsten Methoden lassen sich in drei Kategorien einteilen:

Klassische Maßnahmen

Diese Formate werden häufig eingesetzt und haben sich in vielen Unternehmen bewährt:

Individuelle Formate

Diese Maßnahmen sind auf einzelne Mitarbeitende zugeschnitten und fördern gezielt persönliche und fachliche Entwicklung:

Strategische Maßnahmen

Diese Methoden richten sich stärker an übergeordnete Ziele wie Führungskräfteentwicklung oder den Umgang mit dem Lebenszyklus von Mitarbeitenden:

Durch die Kombination dieser Methoden können Sie Ihre Personalentwicklung ganzheitlich und wirksam gestalten – abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens.

Diese Maßnahmen unterstützen eine gezielte, wertschätzende Entwicklung aller Mitarbeitenden vom ersten Arbeitstag bis zum letzten.

Mit welchen 6 Phasen wird eine Personalentwicklungsstrategie geplant?

Eine gute Strategie zur Personalentwicklung folgt einem klaren Plan abgestimmt auf die Unternehmensziele.

Eine durchdachte Personalentwicklungsstrategie folgt einem klaren Prozess, der sicherstellt, dass Maßnahmen zielgerichtet und wirksam sind. Die folgenden sechs Phasen bieten einen bewährten Rahmen:​

Phase 1: Bedarfsanalyse

Zu Beginn steht die systematische Ermittlung des Qualifikationsbedarfs. Dies beinhaltet die Analyse der aktuellen Kompetenzen der Mitarbeitenden sowie der Anforderungen, die sich aus der Unternehmensstrategie und zukünftigen Entwicklungen ergeben. Methoden wie Mitarbeitergespräche, Kompetenzmatrizen oder Leistungsbeurteilungen können hierbei hilfreich sein. 

Phase 2: Zieldefinition

Basierend auf der Bedarfsanalyse werden konkrete Ziele für die Personalentwicklung festgelegt. Diese sollten sowohl die Unternehmensziele als auch die individuellen Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen. Eine klare Zielsetzung ermöglicht eine fokussierte Planung und Umsetzung der Maßnahmen. 

Phase 3: Programmgestaltung

In dieser Phase werden die geeigneten Maßnahmen und Methoden ausgewählt, um die definierten Ziele zu erreichen. Dies umfasst die Auswahl von Trainingsformaten, die Planung von Ressourcen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten. Eine sorgfältige Programmgestaltung stellt sicher, dass die Maßnahmen effektiv und effizient sind.

Phase 4: Umsetzung

Die geplanten Maßnahmen werden nun durchgeführt. Wichtig ist dabei eine transparente Kommunikation und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden. Regelmäßige Feedbackschleifen und Anpassungen während der Umsetzung können dazu beitragen, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu erhöhen. ​

Phase 5: Erfolgskontrolle

Nach der Umsetzung erfolgt die Evaluation der Maßnahmen. Hierbei werden die Ergebnisse mit den zuvor definierten Zielen verglichen, um den Erfolg der Personalentwicklungsmaßnahmen zu bewerten. Instrumente wie Feedbackbögen, Leistungskennzahlen oder Mitarbeiterbefragungen können dabei eingesetzt werden. ​

Phase 6: Transfersicherung

Abschließend wird sichergestellt, dass die erlernten Kompetenzen nachhaltig im Arbeitsalltag angewendet werden. Maßnahmen zur Transfersicherung können etwa Follow-up-Workshops, Coaching oder die Integration der neuen Fähigkeiten in die täglichen Arbeitsprozesse sein. ​

Wie kann der Erfolg der Strategie gemessen werden?

Damit Ihre Personalentwicklung Wirkung zeigt, sollten Sie deren Erfolg regelmäßig prüfen. Nur so erkennen Sie, ob Ihre Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse liefern.

Messgrößen für den Erfolg

Je nach Ziel der Maßnahme können Sie andere Kennzahlen wählen. Wichtig ist, dass Sie von Anfang an festlegen, was Erfolg im Rahmen der Weiterbildungen für Sie bedeutet.

Fazit zur Personalentwicklung

Personalentwicklung ist kein „Zusatzprogramm“, sondern ein strategisches Werkzeug. Sie hilft Unternehmen, Wissen aufzubauen, Talente zu fördern und sich zukunftssicher aufzustellen.

Wer in die Entwicklung seiner Mitarbeitenden investiert, erhöht nicht nur die Produktivität und Motivation, sondern auch die Arbeitgeberattraktivität. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Wandel am Arbeitsmarkt wird das zum entscheidenden Vorteil.

Eine klare Strategie, die richtigen Instrumente und messbare Ziele sorgen dafür, dass Ihre Personalentwicklung nicht nur gut gemeint, sondern gut gemacht ist.

Wollen Sie jetzt daran arbeiten, dass Ihr Unternehmen noch attraktiver für Mitarbeitende wird? Dann informieren Sie sich als Nächstes über Employer Branding. 

HR Retention Management: Definition, Bedeutung & Maßnahmen fürs Personalmanagement

HR Retention Management, Employee retention oder auch Mitarbeiterbindungs-Management beschreibt die Arbeit und die Maßnahmen, die nötig sind, um Personal länger und besser zu halten. Gleichzeitig sorgt es auch für eine bessere Arbeitsleistung und weniger Fehltage.

Was genau HR Retention Management ist, welche Bedeutung es für Unternehmen hat, welche Arten und Maßnahmen für Mitarbeiterbindung es gibt und wie Sie eine Retention Strategie planen, erfahren Sie hier.

Was ist die Definition von HR Retention Management?

Retention Management oder auf Deutsch “Mitarbeiterbindungs-Management” bedeutet dafür zu sorgen, Mitarbeitende langfristig im Unternehmen zu halten. Im HR-Kontext geht es darum, gezielt Maßnahmen zu entwickeln, die die Arbeitszufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden fördern. Ziel ist es, Kündigungen zu vermeiden und Know-how im Unternehmen zu bewahren.

Retention Management beginnt schon beim Onboarding des Personals und begleitet Mitarbeitende während der gesamten Beschäftigungsdauer. Es ist eine strategische Aufgabe, die eng mit Führung, Unternehmenskultur und Entwicklungsmöglichkeiten verbunden ist.

Was ist die Bedeutung von HR Retention für Unternehmen?

Wenn Mitarbeitende bleiben, spart das dem Unternehmen Zeit und Geld. Recruiting ist auf Dauer teuer und neue Mitarbeitende brauchen oft Monate, bis sie voll einsatzfähig sind. Verlässt ein wichtiger Mitarbeitender das Unternehmen, geht auch Wissen verloren. 

Retention Management hilft, diese Risiken zu minimieren und sorgt damit dafür, Kosten einzusparen und Umsatz- und Unternehmensziele zu erreichen.

Zufriedene Mitarbeitende arbeiten engagierter, sind seltener krank und sprechen gut über ihren Arbeitgeber. Das stärkt auch die Arbeitgebermarke – ein klarer Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte und damit auch für das Personalmarketing.

Was ist das Ziel von Bindungsmanagement im Personalwesen?

Das Ziel ist klar: Die besten Mitarbeitenden sollen bleiben. Dafür müssen Unternehmen Bedingungen schaffen, unter denen sich Menschen entwickeln und wohlfühlen. Dazu gehören faire Bezahlung, Weiterbildungsangebote und Personalentwicklungsmaßnahmen, eine gute Führungskultur und flexible Arbeitsmodelle.

Die Ziele des Bindungsmanagements lauten daher wie folgt:

Warum ist Retention Management wichtig für Human Resources Abteilungen?

HR-Abteilungen spielen eine zentrale Rolle im Retention Management. Sie kennen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und wissen, wo es im Unternehmen hakt. Sie planen Maßnahmen, führen Befragungen durch und begleiten Veränderungsprozesse.

Retention Management ist also eine wichtige Aufgabe von Human Resources Abteilungen, es kann Ihnen aber auch sehr helfen.

Denn wenn die Mitarbeiter zufriedener sind, gibt es nachweislich weniger Fehlzeiten, Krankheitstage und Kündigungen. Gutes Retention Management kann also auch die Personalabteilungen dabei unterstützen, ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen.

Welche Arten der Mitarbeiterbindung gibt es?

Insgesamt gibt es 4 verschiedene Arten der Mitarbeiterbindung und die für Maßnahmen mit berücksichtigt werden können. 

Rationale Mitarbeiterbindung

Diese Art der Mitarbeiterbindung basiert auf dem Kosten-Nutzen Faktor des Mitarbeiters mit seinem Arbeitsplatz. Es geht hier um Aspekte wie Gehalt, Arbeitszeit und andere Boni oder Vorteile.  

Habituelle Bindung

Habituelle Bindung oder Verhaltensbindung basiert auf Gewohnheiten des Personals. Bestimmte Abläufe und Gewohnheiten einzuhalten, schafft Sicherheit und ist bequem für uns Menschen. 

Wenn also Gewohnheiten durch wiederkehrende, positiv wahrgenommene Dinge wie Teamrituale oder Arbeitsrituale hergestellt werden, kann das bei der Bindung helfen.  

Normative Bindung

Normative Bindung beruht auf der wahrgenommenen ethisch-moralischen Verpflichtung gegenüber dem Team, der Führungskraft und dem Unternehmen. 

Mitarbeiter mit einer hohen normativen Bindung fühlen sich also moralisch verpflichtet, im Unternehmen zu bleiben, weil sie glauben, dass es das Richtige ist und sie das Team oder das Unternehmen nicht enttäuschen wollen. 

Gemeinsame Ziele, Entwicklungschancen und größere Verantwortung zu bieten, spielen hierbei eine Rolle.

Emotionale Mitarbeiterbindung

Die emotionale Bindung der Mitarbeiter ist die stärkste Form der Bindung. Sie besteht, wenn Personal und Firma gemeinsame Werte und Ziele vertreten. 

Firmen, die ein starkes “Warum” haben und klare Werte vertreten, kommunizieren und einhalten, haben hier also große Vorteile. Im Rahmen von Employer Branding Maßnahmen können diese Dinge oft gut herausgearbeitet werden.

Außer dem Warum und den Werten beruht diese Bindung auf Wertschätzung, vertrauensvollem Miteinander und erfüllenden Tätigkeiten.

Wie wird ein Mitarbeiter Retention Management Plan entwickelt? 

Ein effektiver Plan folgt immer einer Retention Management Strategie. Folgend finden Sie die 7 Schritte, die Sie bei der Planung befolgen können.

Schritt 1: Firmensituation analysieren

Bevor Sie handeln, müssen Sie wissen, wo Sie stehen. Welche Herausforderungen gibt es? Gibt es besonders hohe Fluktuation in bestimmten Abteilungen? Wie zufrieden sind die Mitarbeitenden?

Führen Sie Gespräche mit Führungskräften, schauen Sie auf Krankenstände und Kündigungen. So gewinnen Sie ein erstes Bild.

Schritt 2: Retention Rate und Fluktuation der Mitarbeiter analysieren

Berechnen Sie die Retention Rate – also den Anteil der Mitarbeitenden, die über einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen bleiben. 

Achten Sie bei der Analyse unbedingt auch auf die Gründe für die Fluktuation. Gibt es Probleme mit den Arbeitsbedingungen? Probleme mit spezifischen Kollegen, Vorgesetzten oder dem Betriebsklima insgesamt?

Beide Informationen geben Hinweise darauf, wie gut Ihr Unternehmen Mitarbeitende bindet – oder wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Schritt 3: Ziele für die Mitarbeiterbindung bestimmen

Setzen Sie konkrete Ziele. Zum Beispiel: „Wir wollen die Fluktuation in der IT-Abteilung um 15 % senken“ oder „Unsere Retention Rate soll bis Ende des Jahres bei 85 % liegen“.

Wichtig ist, dass diese Ziele realistisch, messbar und für alle Beteiligten verständlich sind.

Schritt 4: Eine Strategie für bessere Personalbindung entwickeln

Jetzt wird es strategisch. Bei Schritt 4 geht es darum zu identifizieren, welche Bereiche den größten Einfluss auf Ihre Zielsetzung haben und welche Schritte unternehmen werden müssen.

Schauen Sie sich die vorherige Frage über die unterschiedlichen Bindungsarten oder den folgenden Abschnitt über Maßnahmen zur Erhöhung der Bindung an, wenn Sie Hilfe brauchen. 

Wählen Sie gezielt Schwerpunkte, die zu Ihrer Kultur, den Problemen und Ihren Zielen passen.

Schritt 5: Maßnahmen für das HR Retention Managment ausführen

Setzen Sie konkrete Maßnahmen um. Beispiele sind:

Wichtig: Kommunizieren Sie die Maßnahmen offen und beziehen Sie Mitarbeitende mit ein. Mehr Anregungen finden Sie im nächsten Abschnitt, nach Schritt 7. 

Schritt 6: Sammeln und Auswerten von Feedback & Daten

Nach der Umsetzung sollten Sie Rückmeldungen sammeln. Was funktioniert gut? Wo gibt es Probleme? Nutzen Sie Mitarbeiterumfragen, persönliche Gespräche und HR-Daten, um den Erfolg zu messen.

Schritt 7: Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung verbessern

Retention Management ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um Ihre Maßnahmen weiterzuentwickeln. So schaffen Sie eine Kultur, in der sich Mitarbeitende langfristig wohlfühlen.

Welche Maßnahmen können für den Retention Management Prozess genutzt werden?

Ein gutes Retention Management braucht passende Maßnahmen. Sie sollten zu Ihrer Unternehmenskultur passen und gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden eingehen. Im Folgenden finden Sie bewährte Möglichkeiten, wie Sie die Mitarbeiterbindung im Unternehmen stärken können.

Arbeitsbedingungen und Organisation

Die Grundlage jeder langfristigen Zusammenarbeit sind gute Arbeitsbedingungen. Sorgen Sie für Klarheit, Fairness, moderne Organisation und professionelle Ausstattung.

Flexible Arbeitszeiten

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Freiheit, ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten. Das schafft Vertrauen und mehr Ausgleich zwischen Arbeit und Privatleben.

Homeoffice Regelungen

Bieten Sie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, wenn es die Tätigkeit erlaubt. Das erhöht die Zufriedenheit und spart Zeit für den Arbeitsweg.

Wie sich Homeoffice-Regelungen auf die Arbeitszufriedenheit auswirken, haben wir in unserem Beitrag dazu beleuchtet.

Modelle zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Unterstützen Sie Eltern, zum Beispiel mit Teilzeitmodellen oder Elternzeitregelungen. In einigen Fällen gibt es auch Unternehmen, die Kinderbetreuung im Betrieb anbieten oder bei denen die Eltern die Kinder mit zur Arbeit nehmen können.

Agile Arbeitsmethoden

Fördern Sie selbstorganisiertes Arbeiten mit klaren Rollen und schnellen Entscheidungswegen.

Verbesserung des Arbeitsklimas

Unterstützen Sie Teams bei der Zusammenarbeit. Wertschätzende Kommunikation und ein respektvolles Miteinander fördern die Motivation.

Verbesserung der Personalwertschätzung

Zeigen Sie Anerkennung – durch Feedback, Lob und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.

Ergonomische und professionelle Ausstattung

Sorgen Sie für gute Büromöbel, Technik und gesunde Arbeitsplätze. Wer sich körperlich wohlfühlt, arbeitet besser und mit professionellem Arbeitsgerät gibt es weniger Unfälle.

Firmenkultur und Kommunikation

Eine starke Unternehmenskultur ist der Kitt, der Teams zusammenhält. Transparente Kommunikation und gemeinsame Werte stärken die Bindung.

Herstellung einer transparenten Unternehmensstrategie

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, wohin sich das Unternehmen entwickelt – und welche Rolle sie dabei spielen.

Etablierung einer wertebasierten Unternehmenskultur

Leben Sie Ihre Werte im Alltag. Nur Werte festzulegen und zu kommunizieren hilft nicht, wenn sie nicht gelebt oder nur für das Marketing verwendet werden. Authentizität schafft Vertrauen und emotionale Bindung.

Verbesserung der Fehlerkultur

Erlauben Sie Fehler als Lernchance. Ein offener Umgang damit senkt den Druck, erhöht die Innovationskraft, die Selbstständigkeit und die Zufriedenheit.

Personalführung auf Augenhöhe

Führungskräfte sollten zuhören, unterstützen und mit gutem Beispiel vorangehen. Führungskräfte, die ihre Arbeit nicht richtig machen, von oben herab, aufbrausend oder anders sozial unverträglich agieren sind schädlich und nicht tragbar.

Employer Branding

Employer Branding kann jeder Firma dabei helfen, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und damit auch die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Wenn Sie also Herausforderungen mit der Personalbindung oder der Personalsuche haben, können wir Ihnen sehr empfehlen sich weiter zu informieren.

Personalentwicklung

Wertschätzung zeigt sich auch durch Entwicklungschancen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden Raum zum Wachsen.

Weiterbildungen anbieten und ermöglichen

Unterstützen Sie den Kompetenzerwerb und die Weiterbildung durch Schulungen, E-Learning, Konferenzen oder Aus- und Weiterbildungen.

Eigenverantwortlichkeit stärken

Geben Sie Verantwortung ab und lassen Sie Mitarbeitende selbst Entscheidungen treffen. Wichtig ist hierbei den Rahmen so kommunizieren und festzulegen.

Was sind Entscheidungen, die Ihre Mitarbeiter treffen dürfen? Bis zu welchen Geldbeträgen können Ihre Mitarbeiter verfügen, bevor sie um Erlaubnis fragen müssen? Diese und weitere Fragen gilt es zu klären.

Aufstiegschancen schaffen

Zeigen Sie klar, welche Karrierewege im Unternehmen möglich sind. Achten Sie nur darauf nicht dem Peter Prinzip zum Opfer zu fallen.

Das Prinzip besagt, dass ein Mitarbeiter solange befördert wird, wie er gute Arbeit leistet und dann in einer Position bleibt, die ihm nicht liegt.

Beispiel: Ein begabter Handwerker leistet erstklassige Kundenarbeit und wird deswegen zum Teamleiter befördert. Als Teamleiter ist er jetzt nicht mehr für die Kundenarbeit zuständig, sondern für die Teamplanung und Kommunikation. In diesem Bereich leistet er keine gute Arbeit mehr und wird deswegen nicht mehr befördert. Nun bleibt er in der Position, für die er eigentlich ungeeignet ist und sich höchstwahrscheinlich auch nicht wohlfühlt. 

Idealerweise für alle Beteiligten sollte er entweder Weiterbildungen erhalten, um seine neuen Aufgaben gut erfüllen zu können oder wieder zurück auf seine vorherige Position versetzt werden.

Chancen für Selbstverwirklichung schaffen

Ob neue Projekte, kreative Aufgaben oder Verantwortung – fördern Sie individuelle Stärken.

Auch das Anbieten von Auslandsaufenthalten bei internationalen Firmen oder das Einrichten von Mentorenprogramme können sehr attraktiv sein.

Freizeit und Gesundheit

Wer sich wohlfühlt, bleibt. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, gesund und ausgeglichen zu leben.

Einhalten von vereinbarten Arbeitszeiten

Achten Sie darauf, dass Überstunden nicht zur Regel werden, sondern nutzen Sie die Personalbedarfsplanung, um ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung zu haben.

Ernährungsberatung für Mitarbeiter

Bieten Sie Ernährungsberatung für Ihre Mitarbeiter an. Dafür können Sie Fachleute engagieren, die Vorträge geben, Kooperationen mit Ernährungsberatern schließen oder vielleicht sogar Tipps, Programme sowie Angebote in der Kantine schaffen.

Impfangebote stellen

Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit auf der Arbeit, vor allem für Arztbesuche kann es schwer sein, passende Termine zu finden. Impfangebote oder andere Gesundheitsangebote auf der Arbeit durchzuführen, kann enorm helfen.

Sportkurse & Mitgliedschaften

Bieten Sie Bewegung an – ob über Kooperationen mit Fitnessstudios, Kursanbietern oder eigene Kurse im Unternehmen.

Andere Vorteile und Benefits

Fazit zum HR Retention Management

Retention Management ist mehr als eine nette Zusatzleistung – es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Personalmanagement. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden langfristig binden möchten, brauchen Sie einen Plan, der zu Ihrem Unternehmen passt.

Wer frühzeitig auf gute Arbeitsbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten und eine starke Unternehmenskultur setzt, kann Fluktuation senken und Mitarbeitende motivieren. So bleiben nicht nur die Talente im Unternehmen – sie entwickeln sich auch weiter und tragen aktiv zum Unternehmenserfolg bei.

Ob flexible Arbeitszeiten, Gesundheitsangebote oder klare Aufstiegschancen: Es sind oft viele kleine Dinge, die zusammen ein großes Ganzes ergeben. Wichtig ist, dass Sie Ihre Maßnahmen regelmäßig überprüfen, weiterentwickeln und vor allem: Ihre Mitarbeitenden dabei einbeziehen.

Ein starkes Retention Management zeigt Ihren Mitarbeitenden: „Sie sind wichtig – und wir möchten, dass Sie bleiben.“

Der erste Schritt zu einer starken Mitarbeiterbindung kann Employer Branding sein. Erfahren Sie jetzt mehr darüber und folgen Sie dem Link.

Personalbedarfsplanung - Definition, Methoden, Schritte & Beispiel

Die Personalbedarfsplanung, auch Personalbedarfsermittlung genannt, ist ein recht komplexes, aber außerordentlich wichtiges Thema für jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt.

Nur durch die vorausschauende Planung des Personalbedarfs kann sichergestellt werden, dass zu jeder Zeit ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind und die Arbeitszufriedenheit gut bleibt.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen so leicht und vollständig wie möglich, was genau Personalbedarfsplanung ist, welche Vorteile sie hat sowie welche Methoden und Schritte es gibt.

Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentraler Bestandteil der strategischen Personalplanung und wird in der Regel von den HR-Verantwortlichen durchgeführt. 

Sie verfolgt das Ziel, den kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf eines Unternehmens zu ermitteln und sicherzustellen, dass zur richtigen Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen verfügbar ist.

Dabei geht es nicht nur um die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden, sondern auch um deren Qualifikationen, Einsatzbereiche und Verfügbarkeiten. Die Personalbedarfsplanung beantwortet zentrale Fragen wie:

Eine fundierte Personalbedarfsplanung schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Personalbeschaffung und trägt maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei. 

Welche Vorteile hat die Personalbedarfsplanung für Unternehmen?

Eine strukturierte Personalbedarfsplanung bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie sorgt nicht nur für personelle Stabilität, sondern auch für wirtschaftliche Effizienz. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

1. Vermeidung von Personalengpässen: Durch eine vorausschauende Planung kann rechtzeitig auf personelle Veränderungen, wie z. B. Fluktuation oder Ruhestand, reagiert werden.

2. Optimale Ressourcennutzung: Unternehmen vermeiden sowohl Über- als auch Unterbesetzungen. Das spart Personalkosten und steigert die Produktivität.

3. Strategische Steuerung: Die Planung hilft dabei, Personalentscheidungen mit den Unternehmenszielen abzustimmen – zum Beispiel bei der Expansion, Digitalisierung oder bei saisonalen Schwankungen.

4. Bessere Rekrutierungsprozesse: Ein klarer Überblick über den künftigen Bedarf erleichtert die Personalrekrutierung und ermöglicht langfristige Talentgewinnung mit Hilfe von Personalmarketing und Promotions.

5. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Eine bedarfsgerechte Planung sorgt für realistische Arbeitsbelastungen und bessere Planbarkeit im Team.

Welche Arten der Personalbedarfsermittelung gibt es?

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten der Personalbedarfsermittlung. Zum einen die qualitative Personalbedarfsplanung und zum anderen die quantitative Personalbedarfsplanung.

Beide Arten unterscheiden sich stark in ihrer Bedeutung und der Ermittlung.

Was ist der Unterschied zwischen der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung?

Wie eben angemerkt, unterscheiden sich die quantitative und qualitative Planung stark.

Wichtig zu wissen ist, dass sich beide Perspektiven ergänzen und notwendig sind, um einen ganzheitlichen Überblick über den Personalbedarf zu erhalten.

Während sich die quantitative Personalbedarfsplanung auf die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden konzentriert, befasst sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen, die diese Mitarbeitenden mitbringen müssen.

Was ermittelt die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsplanung analysiert, welche Fähigkeiten, Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften zukünftige Mitarbeitende besitzen müssen, um die Anforderungen der jeweiligen Stellen zu erfüllen.

Dabei werden unter anderem folgende Fragen gestellt:

Diese Form der Planung ist besonders wichtig in Zeiten des Wandels, etwa durch Digitalisierung, neue Technologien oder veränderte Arbeitsmethoden. Unternehmen, die hier vorausschauend agieren, können Qualifikationslücken frühzeitig erkennen und gezielt mit Personalentwicklungsmaßnahmen gegensteuern – etwa durch interne Schulungen, Umschulungen oder gezielte Neueinstellungen.

Was ermittelt die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung ermittelt, wie viele Mitarbeitende in welchem Zeitraum und für welche Aufgabenbereiche benötigt werden. Sie ist stark zahlenbasiert und bildet die Grundlage für viele betriebliche Entscheidungen – etwa im Recruiting oder bei der Budgetplanung.

Es gibt unterschiedliche Verfahren, um die erforderlichen Mitarbeiterzahlen zu berechnen. Die Auswahl hängt von der Unternehmensgröße, den vorhandenen Daten und dem Ziel der Planung ab.

Schätzverfahren zur quantitativen Personalbedarfsplanung

Das Schätzverfahren kommt besonders häufig in kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Einsatz. Hierbei geben erfahrene Führungskräfte oder Personalverantwortliche eine fundierte Einschätzung ab, wie viele Mitarbeitende in Zukunft benötigt werden. Diese Methode ist unkompliziert, aber stark subjektiv und daher eher als grober Richtwert zu verstehen.

Kennzahlenmethoden zur quantitativen Personalbedarfsplanung

Kennzahlenbasierte Verfahren sind präziser und datengetriebener. Sie nutzen historische Daten, betriebliche Kennzahlen und Erfahrungswerte, um zukünftige Personalbedarfe zu prognostizieren. Es gibt dabei drei gängige Ansätze:

Nutzung von globalen Kennzahlen

Bei dieser Methode wird eine pauschale Kennzahl verwendet, z. B.: „Ein Sachbearbeiter schafft 50 Vorgänge pro Tag.“, oder “Ein Vertriebsmitarbeiter macht im Durchschnitt X Euro Umsatz.” Anhand des geplanten Arbeitsvolumens oder der gesetzten Ziele wird dann die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden berechnet. 

Nutzung von Kennzahlgeflechten

Diese Methode kombiniert mehrere Kennzahlen miteinander, um ein differenzierteres Bild zu erzeugen. Beispielsweise wird die Anzahl an Aufträgen mit der durchschnittlichen Bearbeitungszeit pro Auftrag verknüpft. So lässt sich der Personalbedarf differenziert nach Aufgabenbereichen oder Zeiträumen ermitteln.

Nutzung der detaillierten Kennzahlenmethode

Hierbei werden besonders viele Einzelkennzahlen herangezogen – z. B. Krankheitstage, Urlaubszeiten, geplante Projekte oder saisonale Schwankungen. Diese Methode ist aufwendig, bietet aber sehr genaue Ergebnisse. Sie wird vor allem in größeren Unternehmen mit umfangreicher Datenbasis eingesetzt.

Maßnahmen bei zu wenig Mitarbeitern

Wird festgestellt, dass der Personalbedarf höher ist als der aktuelle Bestand, stehen dem Unternehmen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung:

Eine vorausschauende Planung ist entscheidend, um Engpässe rechtzeitig zu vermeiden und die Arbeitsbelastung im Team zu steuern.

Maßnahmen bei zu vielen Mitarbeitern

Auch ein Überschuss an Personal kann zum Problem werden – etwa bei Auftragseinbrüchen oder Umstrukturierungen. Mögliche Maßnahmen sind:

Wichtig ist dabei, sozial verträglich und transparent zu handeln, um die Mitarbeitenden mitzunehmen und das Betriebsklima zu erhalten.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es und wie wird er berechnet?

Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird zwischen verschiedenen Arten von Personalbedarf unterschieden. Diese Differenzierung hilft dabei, gezielte Maßnahmen zu ergreifen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Um den Personalbedarf zu errechnen, muss der Bruttopersonalbedarf (SOLL) und der Nettopersonalbedarf (IST) ermittelt werden. Die Differenzen hieraus ergeben dann den jeweiligen Bedarf.

Bruttopersonalbedarf (SOLL) berechnen

Um den Bruttopersonalbedarf (SOLL) zu errechnen, müssen die folgenden 3 Arten des Personalbedarfs zusammengerechnet werden:

Einsatzbedarf:

Der Einsatzbedarf gibt an, wie viel Arbeitsleistung in Form von Mitarbeitern oder Arbeitsstunden notwendig ist, um die regulären Unternehmensaufgaben vollständig zu erfüllen.

Reservebedarf: 

Der Reservebedarf ist dafür da, um auf kurzfristige Ausfälle oder Schwankungen reagieren zu können. Es wird also ein Puffer etwa für Krankheit, Urlaub oder ungeplante Auftragsspitzen eingeplant.

Zusatzbedarf: 

Er ergibt sich meist durch temporäre Auftragsspitzen oder saisonale Schwankungen. Beispiele sind das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel oder Großprojekte mit erhöhtem Personalaufwand.

Balkendiagramm, das den geplanten (SOLL) und den tatsächlichen (IST) Personalbestand vergleicht und den Bedarf an Zusatzpersonal, Reservepersonal und Einsatzkräften sowie den Bedarf an Über- oder Ersatzpersonal hervorhebt.
IAW Hiwi, Copyrighted free use, via Wikimedia Commons

Nettopersonalbedarf (IST) berechnen

Um den Nettopersonalbedarf oder den IST-Bedarf zu berechnen, kann einfach der Bruttopersonalbedarf mit dem aktuellen Personalbestand abgeglichen werden. 

Aus diesem Vergleich können sich dann 3 verschiedene Personalbedarfsarten ergeben:

Ersatzbedarf: 

Dieser Bedarf entsteht durch das Ausscheiden von Mitarbeitenden – sei es durch Kündigung, Renteneintritt, Elternzeit oder längere Krankheit. Hier geht es darum, vorhandene Stellen mit passenden Nachfolgern zu besetzen.

Neubedarf: 

Wenn das Unternehmen wächst, neue Standorte eröffnet, neue Projekte oder zusätzliche Aufgaben annimmt und dadurch mehr Arbeitsleistung benötigt, entsteht ein Neubedarf. Auch strategische Veränderungen – etwa durch Digitalisierung – können neuen Bedarf erzeugen.

Freistellungsbedarf: 

Bei rückläufiger Auftragslage, Aufgabe von Geschäftszweigen, durch Automatisierung oder Digitalisierung, kann es zu einem Rückgang des Personalbedarfs kommen. In solchen Fällen müssen Unternehmen vorausschauend planen, um sozial verträgliche Lösungen zu finden.

Dieser Bedarf entsteht, wenn der Nettopersonalbedarf (IST) niedriger ist als der Bruttopersonalbedarf (SOLL).

In 8 Schritten die Personalbedarfsplanung leicht durchführen

Eine effektive Personalbedarfsplanung erfordert ein systematisches Vorgehen. Wenn Sie den kompletten Beitrag bis hierhin gelesen haben, sollten Sie die kommenden Schritte nachvollziehen können. Die folgenden acht Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

1. Ziele der Personalbedarfsplanung definieren

Zunächst muss geklärt werden, wofür die Planung durchgeführt wird: Geht es um das kommende Geschäftsjahr, ein konkretes Projekt oder um langfristige strategische Veränderungen? Eine klare Zielsetzung ist die Basis jeder Planung.

2. Aktuellen Personalbestand analysieren

Welche Mitarbeitenden stehen aktuell zur Verfügung? Dabei werden nicht nur Köpfe gezählt – auch Qualifikationen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten (z. B. Elternzeit, Krankheit), voraussichtliche Personalab- und zugänge sowie das Alter der Mitarbeiter werden berücksichtigt.

3. Unternehmensstrategie und -entwicklung einbeziehen

Wohin entwickelt sich das Unternehmen? Neue Märkte, Produkte oder Technologien haben direkten Einfluss auf den zukünftigen Personalbedarf. Auch organisatorische Veränderungen müssen einbezogen werden.

4. Qualitativen und quantitativen Bedarf ermitteln

Nun wird konkret berechnet, wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen in Zukunft benötigt werden. Dabei kommen Methoden wie Schätzverfahren oder Kennzahlenanalysen zum Einsatz.

5. Soll-Ist-Vergleich durchführen

Der ermittelte Bedarf wird mit dem aktuellen Personalbestand verglichen. So werden Personalüberhänge oder -lücken sichtbar. Dieser Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.

6. Maßnahmen ableiten und planen

Je nach Ergebnis des Soll-Ist-Vergleichs werden konkrete Schritte definiert: Recruiting (Z. B. mit Hilfe von Schulmarketing oder Promotions), Weiterbildung, Versetzungen, Auslagerungen oder Entlassungen. Dabei sollten auch zeitliche Abläufe und Zuständigkeiten klar geregelt werden.

7. Umsetzung der Maßnahmen

Die geplanten Schritte werden umgesetzt. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Geschäftsleitung notwendig. Regelmäßige Statuschecks helfen, den Fortschritt zu kontrollieren.

8. Kontrolle und Anpassung

Personalbedarfsplanung ist ein fortlaufender Prozess. Veränderungen im Markt oder im Unternehmen machen eine regelmäßige Überprüfung notwendig. Nur so kann die Planung flexibel und wirksam bleiben.

Ein Beispiel für die Personalbedarfsermittlung

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen plant, ein neues Werk zu eröffnen. Die Personalabteilung möchte mithilfe einer strukturierten Personalbedarfsplanung sicherstellen, dass das neue Werk pünktlich und effizient in Betrieb genommen werden kann.

1. Ziele der Personalbedarfsplanung definieren

Das Ziel besteht darin, den Personalbedarf für das neue Werk zu ermitteln und sicherzustellen, dass zur geplanten Inbetriebnahme alle nötigen Mitarbeitenden an Bord sind. Dabei soll sowohl die benötigte Anzahl als auch die fachliche Qualifikation berücksichtigt werden.

2. Aktuellen Personalbestand analysieren

Aktuell beschäftigt das Unternehmen 50 Mitarbeitende in der Produktion. Davon verfügen 5 Personen über eine technische Ausbildung, die für den Betrieb von Spezialanlagen erforderlich ist. 3 Mitarbeitende werden voraussichtlich in den nächsten 6 Monaten in Rente gehen.

3. Unternehmensstrategie und -entwicklung einbeziehen

Das Unternehmen verfolgt eine Wachstumsstrategie. Mit dem neuen Werk soll die Produktionskapazität um 40 % erhöht werden, um neue Märkte zu erschließen und die Lieferzeiten zu verkürzen. Zudem wird ein größerer Automatisierungsgrad geplant, der neue technische Qualifikationen erfordert.

4. Qualitativen und quantitativen Bedarf ermitteln

Der geplante Ausbau erfordert insgesamt 70 Mitarbeitende, darunter mindestens 10 qualifizierte Techniker:innen für die neuen Anlagen.

5. Soll-Ist-Vergleich durchführen

Dem aktuellen Personalbestand von 50 Personen stehen 70 geplante Stellen gegenüber. Das ergibt einen Netto-Personalbedarf von 20 Personen. Zusammen mit dem Ersatzbedarf von 3 Mitarbeitenden ergibt sich ein Gesamtbedarf von 23 Mitarbeitenden, darunter 5 mit technischer Spezialqualifikation.

6. Maßnahmen ableiten und planen

Das Unternehmen entscheidet sich für einen Maßnahmen-Mix:

7. Umsetzung der Maßnahmen

Die HR-Abteilung startet parallel die Rekrutierungskampagne und plant interne Schulungen für geeignete Mitarbeitende. Zudem wird ein Konzept für die Zusammenarbeit mit Berufsschulen aufgesetzt, inklusive Besuchsterminen und einer neuen Karriereseite mit Ausbildungsinhalten.

8. Kontrolle und Anpassung

Die HR-Abteilung überprüft monatlich den Fortschritt der Maßnahmen. Werden offene Stellen nicht rechtzeitig besetzt, werden zusätzliche Recruiting-Kanäle eingeplant oder das Ausbildungsangebot erweitert. Die Personalbedarfsplanung wird kontinuierlich angepasst – auch mit Blick auf weitere Werkserweiterungen in der Zukunft.

Welche Methoden können zur Personalplanung genutzt werden?

Für eine fundierte Personalbedarfsplanung stehen Unternehmen verschiedene Methoden zur Verfügung. Die Wahl der Methode hängt von der Unternehmensgröße, den verfügbaren Daten und der Planungsgenauigkeit ab.

Vergangenheitsbezogene Methoden: Hierbei werden historische Daten als Grundlage genommen. Etwa: Wie viele Mitarbeitende waren im letzten Jahr notwendig, um ein bestimmtes Auftragsvolumen zu bewältigen? Diese Methode ist einfach, eignet sich jedoch nur bei stabilen Rahmenbedingungen.

Zukunftsorientierte Methoden: Diese basieren auf Prognosen und Planwerten. Sie berücksichtigen strategische Entwicklungen, Marktveränderungen oder technologische Neuerungen. So lässt sich der Personalbedarf an künftige Anforderungen anpassen.

Simulations- und Szenariotechniken: Diese Methode simuliert verschiedene Zukunftsszenarien, um den Einfluss bestimmter Entwicklungen auf den Personalbedarf abzuschätzen – z. B. im Falle eines Markteintritts oder Personalabbaus.

Benchmarking: Der eigene Personalbedarf wird mit dem anderer Unternehmen oder Branchenstandards verglichen. Dies kann helfen, den eigenen Aufwand realistisch einzuschätzen und Optimierungspotenziale zu erkennen.

Fazit zur Personalbedarfsplanung für Unternehmen

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentrales Instrument, um den zukünftigen Personalbedarf systematisch und vorausschauend zu steuern. Wer den Überblick über seine personellen Ressourcen behalten will, braucht Klarheit über Zahlen, Qualifikationen und strategische Ziele. Nur so können Engpässe vermieden, Kosten optimiert und Mitarbeitende sinnvoll eingesetzt werden.

Ob im Tagesgeschäft oder in der langfristigen Strategie: Eine strukturierte, kontinuierlich gepflegte Personalbedarfsplanung schafft Sicherheit, Planbarkeit und Zukunftsfähigkeit. Sie bildet die Grundlage für erfolgreiche Personalentscheidungen – und damit für den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Wenn Sie noch leichter Personal und Auszubildende gewinnen wollen, sowie Ihre aktuellen Mitarbeiter noch stärker ans Unternehmen binden möchten, können Sie mehr über Employer Branding lesen.

Personalrekrutierung: Definition, Bedeutung & Erfolgsstrategien

Personalrekrutierung ist ein anderes Wort für Personalbeschaffung. Die Rekrutierung von Mitarbeitern ist eine zentrale Aufgabe in der Personalwirtschaft und von HR Managern. 

Ohne genug Mitarbeiter, mit den richtigen Qualifikationen, ist eine Firma langfristig nicht überlebensfähig. 

Wie genau Personalrekrutierung definiert ist sowie welche Arten und Methoden der Rekrutierung es gibt, erfahren Sie inklusive einiger Vor- und Nachteile hier. 

Was ist die Definition von Personalrekrutierung?

Personalrekrutierung oder Personalbeschaffung bezeichnet den gesamten Prozess der gezielten Gewinnung neuer Mitarbeitender für ein Unternehmen. Ziel ist es, freie Stellen mit qualifizierten und passenden Personen zu besetzen. 

Dabei beginnt der Rekrutierungsprozess lange vor dem Bewerbungsgespräch – er umfasst die Bedarfsanalyse, die Auswahl geeigneter Rekrutierungskanäle, die Ansprache von Kandidaten und die Durchführung von Auswahlverfahren.

Personalrekrutierung ist ein zentraler Bestandteil der HR (Human Resources) Arbeit und des Personalmanagements und beeinflusst maßgeblich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Denn nur, wer die richtigen Talente für sich gewinnt, kann langfristig erfolgreich am Markt bestehen.

Welche Bedeutung hat Recruiting für Firmen?

In Zeiten des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels ist effektives Recruiting wichtiger denn je. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, nicht nur qualifizierte Mitarbeitende zu finden, sondern sie auch von sich zu überzeugen. 

Ein professioneller Rekrutierungsprozess in Kombination mit starkem Employer Branding hilft dabei:

Ein modernes Recruiting ist also nicht nur eine operative Aufgabe, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. Es trägt zur Unternehmensentwicklung bei und schafft die Grundlage für Innovation, Produktivität und nachhaltiges Wachstum.

Indirekt ist außerdem ein wichtiger Faktor, um die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und hochzuhalten. Das liegt daran, dass ausreichend Personal unter anderem dazu beiträgt, die Arbeitsmenge gerechter zu verteilen und eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen.

Welche Arten von Personalbeschaffung gibt es?

Bei der Personalrekrutierung unterscheidet man grundsätzlich zwischen interner und externer Personalbeschaffung. Beide Wege haben spezifische Vor- und Nachteile und können je nach Bedarf kombiniert werden.

Internes Recruiting und Mitarbeiterbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung bedeutet, dass vakante Positionen mit bereits im Unternehmen tätigen Mitarbeitenden besetzt werden. Das kann durch Beförderung, Versetzung oder Umstrukturierung erfolgen.

Vorteile:

Nachteile:

Welche Methoden und Prozesse zur internen Mitarbeiterrekrutierung gibt es?

Um die offenen Stellen intern zu besetzen, gibt es viele Möglichkeiten. Häufig müssen Mitarbeiter dafür im Rahmen der Personalentwicklung auch noch Fort- und Weiterbildungen besuchen, was die Personalkosten zeitweise zwar erhöht, langfristig aber viele Vorteile für die Firma haben kann. 

Methoden für die interne Personalbeschaffung sind:

Externe Personalrekrutierung

Bei der externen Personalbeschaffung werden neue Mitarbeitende außerhalb des Unternehmens gesucht und eingestellt. Dies erfolgt zum Beispiel über Stellenanzeigen, Headhunting, Personaldienstleister oder Karrieremessen.

Vorteile:

Nachteile:

Welche Methoden und Prozesse zur externen Mitarbeiterrekrutierung gibt es?

Recruiting ist heute ein vielseitiger und dynamischer Prozess. Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Methoden, um passende Kandidaten zu erreichen. Man unterscheidet zwischen aktiver und passiver Bewerbersuche.

Aktive Bewerbersuche bedeutet, dass Unternehmen gezielt auf Kandidaten zugehen – etwa durch Active Sourcing oder direkte Ansprache über soziale Netzwerke oder Promotions. Bei der passiven Suche wird durch Inserate und Anzeigen auf Bewerbungen gewartet.

Personalmarketing

Personalmarketing umfasst alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Es schafft Sichtbarkeit und sorgt dafür, dass potenzielle Bewerbende das Unternehmen positiv wahrnehmen. Dazu zählen Karrierewebsites, Employer Branding, gezielte Inhalte online und offline Inhalte und eine starke Unternehmenskultur.

Ausbildungsmarketing

Ausbildungsmarketing richtet sich gezielt an Schulabgänger und junge Talente. Ziel ist es, Ausbildungsplätze schnell und hochwertig zu besetzen. Neben Schulkooperationen zählen dazu auch digitale Kampagnen, Messeauftritte oder Social-Media-Aktionen.

OOH (Out-Of-Home) Marketing

OOH-Marketing ist besonders im regionalen Recruiting effektiv. Plakate, Verkehrsmittelwerbung oder digitale Außenwerbung erhöhen die Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit. Gerade für handwerkliche oder lokal ansässige Unternehmen kann dies entscheidend sein, um Aufmerksamkeit zu erzeugen.

Hochschulmarketing

Im Hochschulmarketing geht es darum, frühzeitig Studierende anzusprechen und für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Dies geschieht zum Beispiel durch Praxissemester, Werkstudierendenstellen, Vorträge an Universitäten aber auch über Plakatwerbung und Promotions.

Schulmarketing

Schulmarketing ist Teil des Ausbildungsmarketings, konzentriert sich aber auf den direkten Kontakt mit Schulen. Typische Maßnahmen sind Promotions, Informationsveranstaltungen oder Projekttage, bei denen sich Unternehmen als attraktive Ausbildungsbetriebe präsentieren.

Jobseiten & Karriereportale

Online-Stellenbörsen und Jobsuchmaschinen, der Arbeitsmarktservice (AMS) oder das Lehrlingsportal.at sind nach wie vor zentrale Kanäle im Recruiting. Die richtige Auswahl und Optimierung von Stellenanzeigen sind entscheidend für die Reichweite und Qualität der Bewerbungen.

Active Sourcing

Beim Active Sourcing sprechen Unternehmen gezielt potenzielle Kandidaten an – oft über Plattformen wie LinkedIn oder Xing. Diese Methode ist besonders bei schwer zu besetzenden Positionen oder in Nischenbranchen effektiv. Erfolgreiches Active Sourcing erfordert Fingerspitzengefühl, Individualität in der Ansprache und ein gutes Netzwerk.

Fazit zum Thema Personalrekrutierung und Personalbeschaffung

Personalrekrutierung ist weit mehr als das Schalten einer Stellenanzeige. Sie ist ein komplexer, strategischer Prozess mit enormer Wirkung auf den Unternehmenserfolg. 

Wer seine Zielgruppen kennt, moderne Methoden einsetzt und gezielt auf aktive wie passive Kandidat:innen zugeht, wird nicht nur schneller Stellen besetzen – sondern auch langfristig die besten Talente für sich gewinnen. Unternehmen, die auf durchdachte Recruiting-Strategien setzen, schaffen sich einen klaren Vorteil im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.

Sie möchten schneller und leichter Ihre offenen Stellen besetzen, Ihre Mitarbeiter stärker binden und Fluktuationen vermeiden? Dann informieren Sie sich als Nächstes über Employer Branding.

Personalkosten als Arbeitgeber berechnen & verstehen leicht getan

Personalkosten und Lohnnebenkosten gehören zu den größten Kostenpunkten für die meisten Unternehmen. Deswegen ist es enorm wichtig zu verstehen, wie sich Mitarbeiterkosten zusammensetzen, wie die Kosten berechnet werden und welche KPIs sie im Blick behalten sollten.

Besonders wichtig in diesem Kontext sind auch die oft übersehenen und stark unterschätzten Opportunitätskosten.

In diesem Beitrag erfahren Sie alles, leicht verständlich aufbereitet, zu diesen Themen.

Was sind Personalkosten? 

Personalkosten umfassen sämtliche Aufwendungen, die einem Unternehmen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. 

Sie beinhalten das gezahlte Gehalt oder Lohn und zusätzliche Kosten wie Sozialabgaben, gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Leistungen sowie alle Strukturkosten.

Für Unternehmen stellen Personalkosten einen der größten Kostenblöcke dar und spielen daher eine zentrale Rolle in der Finanzplanung und strategischen Unternehmensführung. Ein präzises Verständnis dieser Kosten ist entscheidend, um wirtschaftlich planen und fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Woraus setzen sich die Mitarbeiterkosten zusammen?

Die Mitarbeiterkosten setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen, die sich in direkte und indirekte Personalkosten sowie in fixe, sprungfixe und variable Kosten unterteilen lassen. Alle Komponenten sollten im Rahmen der Personalplanung gleichermaßen berücksichtigt werden.

Fixe, sprungfixe und variable Mitarbeiterkosten

Hier finden Sie eine Erklärung zu den einzelnen Kostenarten inklusive Beispielen.

Gleichbleibende oder fixe Personalkosten

Fixe Personalkosten bleiben unabhängig von der tatsächlichen Arbeitsleistung und der Unternehmenssituation konstant. Dazu zählen beispielsweise Monatsgehälter, feste Zulagen, gesetzliche Pflichtabgaben, Ausgaben für Steuerberatung, etc..

Sprungfixe oder intervallfixe Personalkosten

Als sprungfixe oder intervallfixe Lohnkosten werden Kosten bezeichnet, die konstant bleiben, bis ein bestimmtes Limit erreicht wird. Wenn das Limit erreicht wird, steigen die Kosten sprungartig an. In der Regel hängen diese Kosten mit der Firmen- bzw. Personalstruktur zusammen.

Beispiel: Ein Büro bietet Platz für 50 Mitarbeiter, bis die 50 Mitarbeiter erreicht sind, bleiben die Kosten gleich oder fix. Wenn es dann mehr als 50 Mitarbeiter werden und ein neues Büro und ggf. auch noch ein neuer HR-Mitarbeiter benötigt wird, steigen die Kosten sprungartig an.

Veränderliche oder variable Personalkosten

Variable Lohnkosten ändern sich je nach Arbeitsleistung der Mitarbeiter, der Unternehmenssituation und hängen vom Verbrauch, der Auftragslage und von individuellen Vereinbarungen ab.

In diese Kategorie fallen zum Beispiel Fortbildungen, Bürobedarf, Reisekosten, Strom und Telefon, aber auch Prämien oder Erfolgsbeteiligungen. 

Direkte Personalkosten

Zu den direkten Personalkosten zählen alle Zahlungen, die direkt mit der geleisteten Arbeit der Mitarbeitenden in Verbindung stehen. Dazu gehören vor allem:

Diese Kosten sind meist vertraglich geregelt und daher für den Arbeitgeber relativ gut planbar.

Was ist der Unterschied zwischen Löhnen und Gehältern?

Kurz gesagt ist das Gehalt ein fixer monatlicher Betrag, der gezahlt wird. Der Lohn ist ein variabler Betrag, der auf den geleisteten Arbeitsstunden oder produzierten Stückzahlen (Akkordlohn) basiert.

Wenn vertraglich also ein Betrag definiert wird, der jeden Monat gezahlt wird, selbst wenn der Mitarbeiter z.B. krank, im Urlaub oder einfach nur langsam war, handelt es sich um ein Gehalt.

Wenn vertraglich kein fixer Betrag definiert wird, sondern die Zahlung monatlich oder wöchentlich je nach geleisteter Arbeitszeit oder erbrachter Leistung variiert, handelt es sich um Lohn.

Indirekte Personalkosten

Indirekte Personalkosten entstehen zusätzlich zu den direkten Zahlungen, ohne dass sie unmittelbar mit der geleisteten Arbeitszeit in Verbindung stehen. Sie sind oft schwerer zu erfassen, aber nicht weniger wichtig.

Lohnnebenkosten und Sozialabgaben von Personal

Einer der größten Punkte der indirekten Lohnkosten sind die Lohnnebenkosten und Sozialabgaben.

Hierzu zählen insbesondere:

Strukturkosten von Personal

Strukturkosten bezeichnen alle Aufwendungen, die aus der Organisation und Verwaltung des Personals entstehen, sowie die Kosten, die das Geschäft ermöglichen, erleichtern und unterstützen. Dazu zählen Kosten für:

Personalkosten als Arbeitgeber berechnen

Um fundierte Entscheidungen zu treffen, ist eine präzise Berechnung der Personalkosten sehr wichtig. Arbeitgeber sollten sowohl direkte als auch indirekte Kosten erfassen und transparent darstellen, um einen realistischen Überblick über die tatsächlichen Personalkosten zu erhalten.

Formel zum Berechnen der Personalkosten

Die einfachste, aber auch ungenauste Formel, um die Personalkosten zu berechnen, lautet:

Personalkosten = Direkte Personalkosten * 1,8

Beispiel: Sie stellen jemanden für 3.300,- Euro Brutto im Monat ein, dann belaufen sich die ungefähren Personalkosten auf 5.940,- Euro monatlich. 

Eine der gängigsten und genausten Formeln zur Berechnung der Gesamtkosten pro Mitarbeitenden lautet:

Personalkosten = Direkte Personalkosten + Indirekte Personalkosten + sonstige Personalnebenkosten

Beispiel: Ein Mitarbeitender erhält ein Bruttogehalt von 3.300,- €. Die Sozialabgaben des Arbeitgebers betragen rund 28 %, also 924,- €. Weitere Personalnebenkosten (z. B. für Weiterbildungen oder Lizenzen) belaufen sich auf 320 €.

Gesamtkosten = 3.300 € + 924 € + 320 € = 4.544 € monatlich

Grundsätzlich bietet sich aber auch an, die gesamten Personalkosten für den gesamten Betrieb auszurechnen, um die Rechnung zu vereinfachen. Hier wird die folgende Formel genutzt:

Personalkosten = (Alle direkten Personalkosten + alle indirekten Personalkosten + alle sonstigen Personalnebenkosten) / Anzahl aller Mitarbeiter

Die Rechnung kann monatlich und für das gesamte Jahr durchgeführt werden, um die monatlichen und jährlichen Kosten zu erfassen.

Für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte (Minijobber) sollten eigene Kalkulationen durchgeführt oder die Kosten anteilig nach Beschäftigungsgrad berechnet werden. 

Personalkosten und Lohnnebenkosten Rechner

Zur Vereinfachung der Berechnung können Sie Online-Tools wie die Rechner vom Bundesministerium Finanzen nutzen.

Hier finden Sie den Lohnnebenkostenrechner. 

Diese Rechner helfen dabei, die Gesamtkosten eines Mitarbeitenden mit wenigen Eingaben zu ermitteln und verschiedene Szenarien zu vergleichen.

Die wichtigsten Personalkosten und ihre Kennzahlen bewerten

Wenn Sie die Personalkosten nicht nur ausrechnen, sondern auch nutzen wollen, um Unternehmensentscheidungen besser treffen oder die Entwicklung über die Jahre vergleichen zu können, gibt es noch ein paar Kennzahlen, die Ihnen helfen können:

Gibt Aufschluss über das Verhältnis der Personalausgaben zur Betriebsleistung.

Ähnlich wie Personalintensität gibt diese Quote an, wie hoch der Anteil der Personalkosten am Umsatz ist.

Durch diese Rechnung erhalten Sie Aufschluss über die Kosten pro Mitarbeiter, inklusive der Nebenkosten, die Sie für Einzelpersonen bisher nicht berücksichtigt hatten (z.B. Büromiete, Stromkosten, etc.).

Diese Kennzahl gibt an, ob bestimmte Personen oder Abteilungen kostendeckend arbeiten, sie setzt eine Zeiterfassung voraus.

Diese Quote gibt Aufschluss darüber, wie stark die Personalnebenkosten schwanken, sie sollte möglichst stabil sein.

Diese KPI gibt das Verhältnis zwischen dem Arbeitseinsatz (Anzahl an Mitarbeiter und/oder Zeit) und dem erreichten Ergebnis (Umsatz, Stückzahl, erledigte Aufgaben) an. 

Durch die regelmäßige Auswertung dieser Kennzahlen lassen sich Entwicklungen frühzeitig erkennen und gezielt steuern.

Wie können Personalkosten gesenkt werden?

Personalkosten zu senken bedeutet nicht zwangsläufig, Stellen abzubauen. Vielmehr geht es darum, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. 

Mögliche Maßnahmen sind zum Beispiel:

Auch eine transparente Kommunikation über Unternehmensziele und Leistungsanforderungen kann dazu beitragen, die Mitarbeitermotivation zu steigern und somit Kosten langfristig zu senken.

Opportunitätskosten, die oft übersehenen und stark unterschätzten Mitarbeiterkosten

Opportunitätskosten beschreiben entgangene Gewinne oder Nutzen, weil Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden. Diese Kosten werden von den meisten Firmen übersehen und stark unterschätzt. Deswegen werden oft Schlüsselpersonen in Betrieben gekündigt oder nicht gut genug behandelt, sodass sie kündigen und Positionen nicht oder mit unqualifizierten Personen nachbesetzt werden. 

Weitere Opportunitätskosten im HR-Kontext entstehen zum Beispiel durch:

Diese Kosten sind schwer zu messen, aber enorm einflussreich. Unternehmen sollten daher regelmäßig evaluieren, ob ihre Personalstrategie wirklich optimal aufgestellt ist oder ob Potenziale ungenutzt bleiben.

Wenn generell Schwierigkeiten dabei bestehen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende zu halten, können Employer Branding Maßnahmen extrem hilfreich sein. Auch Personalmarketing oder Ausbildungsmarketing können sehr von Vorteil sein.

Fazit zu Personalkosten, deren Berechnung, Bewertung und Einsparung

Personalkosten sind ein zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung und beeinflussen maßgeblich den Erfolg eines Betriebs. Wer als Arbeitgeber die Bestandteile und Einflussfaktoren genau kennt, kann gezielt steuern, wirtschaftlich planen und Einsparpotenziale ausschöpfen. 

Moderne Tools und klare Prozesse helfen dabei, die Übersicht zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig lohnt sich ein genauer Blick auf versteckte Kosten – etwa durch ungenutzte Potenziale oder ineffiziente Strukturen. So lassen sich nicht nur kurzfristig Ausgaben reduzieren, sondern auch langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.

Wenn Sie sich Unterstützung wünschen, um leichter Mitarbeiter, Auszubildende und sogar Kunden zu gewinnen, können Sie sich jetzt über Employer Branding informieren.

HR (Human Resources): Alles zur Bedeutung, Definition und zu Aufgaben

Der Begriff Human Resources oder auch Human Capital, Humankapital oder schlicht nur “HR” steht für die Ressourcen, die Mitarbeiter in Form von Arbeitskraft und Wissen in das Unternehmen einbringen.

Auch die Fähigkeiten und die Motivation des Personals spielen eine wichtige Rolle und helfen insgesamt dabei, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Die Angestellten in diesem Bereich, die auch HR-Manager, CPO (Chief People Officer) oder Personalmanager genannt werden, bilden die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Personal.

Diese Abteilung und die HR Arbeit insgesamt sind dementsprechend fundamental wichtig für jedes Unternehmen und sollten um jeden Preis ernst genommen werden.

Lesen Sie weiter, um alles Weitere zur Definition, der Bedeutung von HR in Unternehmen, Aufgaben des Personalwesens sowie zur Rolle einer starken HR Strategie zu erfahren.

Was ist HR oder Human Resources und wie wird es definiert?

Human Resources (HR) ist der englische Begriff für “Menschliche Ressourcen”, oder anders gesagt, alle Mitarbeiter und deren Ressourcen in Form von Arbeitszeit, Wissen, Fähigkeiten und Motivationen. 

Im heutigen Sprachgebrauch wird HR oder HR-Abteilung oft genutzt, um das Personalwesen oder die Personalabteilung zu beschreiben. 

Diese Abteilung oder dieses Arbeitsfeld beschäftigen sich entsprechend mit den Anliegen, Bedürfnissen und notwendigen Arbeiten für die aktuellen Mitarbeiter sowie mit der Personalgewinnung und Personalplanung.

Je nach Größe des Unternehmens können diese Bereiche aber auch weiter aufgeteilt sein, um mehrere Abteilungen zu schaffen, die sich auf spezifische Teilbereiche konzentrieren. 

Es wird auch immer beliebter, bestimmte Teilbereiche wie zum Beispiel das Personalmarketing mit Outsourcing an Agenturen abzugeben, damit das Unternehmen sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann. 

Warum ist der Begriff der “Human Resources” umstritten?

Der Begriff Human Resources ist in den letzten Jahren in die Kritik geraten, weil es als problematisch angesehen wird, Menschen als eine verbrauchbare Ressource zu bezeichnen.

Vor allem, auch wenn in dem Zusammenhang von Personal von dem “Human Capital” oder dem “Humankapital” gesprochen wird, wird das Problem noch stärker sichtbar.

Diese Bezeichnungen können mit einer Entmenschlichung einhergehen, die dafür sorgen, dass Menschen als ökonomische Kennzahl angesehen werden. Das kann dann wiederum dazu führen, dass die Bedürfnisse, Wünsche und Arbeitsbedingungen des Personals vernachlässigt werden, wodurch die Arbeitsmoral, die Produktivität und die Gesundheit der Mitarbeiter gefährdet werden.

Deswegen reagieren einige Unternehmen darauf und ändern die Begrifflichkeiten. Der HR-Manager wird dann zum Beispiel zum CPO, also dem “Chief People Officer”. Das allein wird aber die Probleme, die damit einhergehen, das Personal als pure Kennzahl anzusehen, nicht lösen.

Welche Bedeutung haben HR- oder Personalabteilungen in Unternehmen?

Die Bedeutung von Human Resources und gut funktionierenden Personalabteilungen ist für Unternehmen extrem groß, weil sie maßgeblich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen. 

Gute HR Arbeit verringert die laufenden Kosten, die durch Mitarbeiter entstehen oder durch gut qualifizierte Mitarbeiter reduziert werden können. Zusätzlich können eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und gute Personalverfügbarkeit die Produktivität und Motivation erhöhen, was zu Mehreinnahmen führt.

Durch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wird außerdem die Mitarbeiterbindung gestärkt. Das reduziert die Kosten, die für die Mitarbeitergewinnung aufgebracht werden müssen, und sie beugt dem Wissens- und Erfahrungsverlust in der Firma vor.

Aus diesen Gründen ist es absolut notwendig und vorteilhaft, dafür zu sorgen, dass die HR-Verantwortlichen gute, effiziente Prozesse und Tools für Ihre Arbeit haben.

Zusätzlich ist es für Personalmanager wichtig, dass es eine transparent kommunizierte und gelebte Unternehmenskultur gibt, die für ein gutes Betriebsklima und eine faire, wertschätzende Behandlung sorgt. Mitarbeiter, die im Unternehmen gut behandelt und ernst genommen werden, sind in der Regel sehr loyal.

Sollte es bei der Gewinnung von Personal oder der Personalbindung sowie dem Erschaffen einer guten Unternehmenskultur Herausforderungen geben, ist Employer Branding eine sehr wertvolle Maßnahme.

Welche Aufgaben haben Personalmanager im Personalwesen?

HR- oder Personalmanager haben einen sehr vielfältigen Aufgabenbereich in ihrer Abteilung. Welche Aufgaben das im Detail sind, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße ab. Je größer das Unternehmen, umso spezifischer sind meist die Aufgaben, die die jeweiligen Abteilungen erledigen müssen.

Kurz gesagt sind Personalverantwortliche für die Planung, Beschaffung, Bindung und Verwaltung von Personal im Unternehmen zuständig. 

Folgend finden Sie einen kurzen Überblick über einige der wichtigsten Aufgaben in den jeweiligen Bereichen.

Aufgaben in der Personalplanung

Die Aufgaben in der strategischen Personalplanung umfassen:

Die Ergebnisse der Personalbestandsplanung und die Personalbedarfsplanung führen dann zu Maßnahmen der Personalbeschaffung, Personalweiterbildung, Ausbildung oder der Personalfreisetzung.

Bei der Personalfreisetzungsplanung werden Maßnahmen geplant, die zum Abbau von nicht mehr benötigtem oder nicht mehr tragbarem Personal führen.

Aufgaben in der Personalbeschaffung

Die Aufgaben in der Personalbeschaffung oder Mitarbeitergewinnung umfassen:

Die Bewerbersuche kann aktiv durch gezieltes Anschreiben von potenziellen Kandidaten, mit der Hilfe von Marketingmaßnahmen wie Promotions oder OOH Werbung oder Personalvermittlungsagenturen erfolgen. Passive Bewerbersuche kann zum Beispiel über Jobbörsen, Zeitungsanzeigen oder die eigene Website erfolgen.

Aufgaben in der Personalbindung

Die Aufgaben für die Personalbindung beinhalten die folgenden Tätigkeiten und Maßnahmen:

Einige dieser Maßnahmen sind nicht nur Aufgabe des Human Resource Managements, sondern vor allem auch die Aufgabe der Geschäftsführung. Nur die Unternehmensführung kann einige dieser Punkte ausarbeiten, damit die HR Mitarbeiter damit arbeiten können.

Aufgaben in der Personalverwaltung 

Die Aufgaben für die Personalbindung beinhalten unter anderem die folgenden Aufgaben:

Warum ist eine starke Strategie für die Personalgewinnung und Personalbindung wichtig?

Eine starke Strategie für die Personalgewinnung ist wichtiger denn je. Durch den fortschreitenden demografischen Wandel und die zunehmende Globalisierung werden Spitzenkräfte und neue Auszubildende immer umkämpfter.

Dadurch wird es für jedes Unternehmen immer wichtiger, die eigenen Mitarbeiter gut zu binden und neue Mitarbeiter von sich zu überzeugen.

Wenn das nicht gelingt, kann es im Unternehmen zu schwerwiegenden Konsequenzen kommen, weil Kapazitäten abgebaut und Aufträge nicht mehr erfüllt werden können. Hierdurch und durch die hohen Kosten für die laufende Mitarbeitergewinnung sowie den Wissensverlust können große wirtschaftliche Verluste entstehen.

Je nachdem, welche Art von Mitarbeitern Sie gewinnen wollen, gibt es glücklicherweise sehr effektive und kosteneffiziente Wege wie zum Beispiel:

Durch diese Maßnahmen können Sie neue Zielgruppen erreichen und sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Wichtig hierbei ist vor allem, dass Sie sich ausschließlich auf authentische Werte und Vorteile konzentrieren, die Sie von Ihrer Konkurrenz abheben. Den oder die EVPs (Employer Value Propositions) Ihres Unternehmens zu identifizieren, kann dabei helfen.

Achten Sie hierbei darauf, Werte und Vorteile zu schaffen und zu nennen, die bedeutungsvoll für Ihre zukünftigen Mitarbeiter sind. Obstkörbe, Pingpongtische, eine familiäre Atmosphäre und Bezahlung nach Tarif oder Mindestlohn sind heutzutage keine positiven Argumente mehr, die Sie abheben.

Mehr dazu, welche Kriterien bedeutungsvoll für Mitarbeiter sind, finden in unserem Beitrag über Arbeitszufriedenheit.

Fazit zu HR oder Human Resources in Unternehmen

HR oder Human Resources sind ein sehr breites Arbeitsfeld und einer der wichtigsten Faktoren, der über den langfristigen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet.

Nur Firmen, die eine starke Strategie und einwandfreie Abläufe für ihr Personalwesen haben, werden aufgrund des demografischen Wandels und der Globalisierung überstehen.

Deswegen sollte das Thema so bald wie möglich angegangen werden, wenn es Probleme gibt, Arbeitsplätze oder Ausbildungsplätze zu besetzen oder besetzt zu halten.

Benötigen Sie Unterstützung, um Ihre Personalbeschaffung und Bindung zu verbessern? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Arbeitszufriedenheit: Definition, Faktoren, Tipps, Studien & mehr

Arbeitszufriedenheit oder Mitarbeiterzufriedenheit sind enorm wichtig für jedes Unternehmen, weil eine hohe Zufriedenheit extrem viele wertvolle Vorteile mit sich bringt.

Unter anderem profitieren Firmen von höherer Produktivität, weniger Fehlzeiten, weniger Unfällen und weniger Personalfluktuation sowie leichteren Rekrutierungsprozessen.

Was genau Arbeitszeitzufriedenheit ist, welche Faktoren für die Zufriedenheit relevant sind, wie sie gemessen und gesteigert werden kann, sowie vieles mehr, erfahren Sie folgend.

Wie wird Arbeitszufriedenheit definiert? 

Arbeitszufriedenheit beschreibt die positive Einstellung von Mitarbeitenden gegenüber ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsumfeld. Sie entsteht aus der Wahrnehmung, dass die eigenen Erwartungen und Bedürfnisse am Arbeitsplatz erfüllt oder übertroffen werden. Dabei spielt die Zufriedenheit mit der Tätigkeit und mit den Arbeitsbedingungen eine Rolle.

Arbeitszufriedenheit kann auch als eine Art Gleichgewicht zwischen der Erwartung des Mitarbeiters und der tatsächlichen Situation am Arbeitsplatz gesehen werden.

Wenn ein gutes Gleichgewicht zwischen der Erwartung und der tatsächlichen Situation besteht, ist die Zufriedenheit gut.

Insgesamt setzt sich die Arbeitszufriedenheit aus 2 verschiedenen Feldern zusammen.

Zusätzlich kann die Mitarbeiterzufriedenheit dann in 6 verschiedene Stufen eingeteilt werden.

Mehr dazu in den folgenden Punkten.

Die affektive und intrinsische Zufriedenheit 

Die affektive oder intrinsische Zufriedenheit bezieht sich auf die emotionale Reaktion von den Mitarbeitern auf die Arbeit und die eigene Bedürfniserfüllung. 

Mitarbeitende sind dann affektiv zufrieden, wenn die Erwartungen, die sie an die Aufgaben und den Arbeitsplatz haben, erfüllt werden und sie ihre eigenen Bedürfnisse während und nach der Arbeit erfüllen können.

Wichtige Faktoren sind unter anderem, dass sie Freude an ihrer Tätigkeit haben und sich in ihrem Arbeitsumfeld wohlfühlen. Mitarbeitende, die ihre Aufgaben als sinnvoll und herausfordernd empfinden, sind tendenziell zufriedener.

Die kognitive und extrinsische Zufriedenheit 

Bei der kognitiven Zufriedenheit geht es um die rationale Bewertung der Arbeitsbedingungen.

Hier spielen Dinge wie das Gehalt, die Arbeitsplatzsicherheit, Entwicklungsmöglichkeiten und das Verhältnis zu Vorgesetzten eine Rolle.

Nur wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Erwartungen in Bezug auf Karrierechancen, Arbeitsbelastung und Führung erfüllt werden, steigt ihre Zufriedenheit.

Arbeitszufriedenheitsmodell nach dem Bruggemann-Modell

Laut der Arbeitspsychologin Agnes Bruggemann kann die Arbeitszufriedenheit in 6 verschiedenen Stufen unterschieden werden. Die Stufen ergeben sich aus dem Vergleich der realen Bedingungen im Arbeitsleben mit den Erwartungen und Bedürfnissen des Mitarbeiters.

  1. Progressive Arbeitszufriedenheit

Diese Stufe besteht, wenn der Vergleich positiv ausfällt und sich das Anspruchsniveau der Mitarbeiter dadurch erhöht. 

  1. Stabilisierte Arbeitszufriedenheit

Diese Stufe ist gegeben, wenn der Vergleich positiv ist und das Anspruchsniveau gleich bleibt.

  1. Resignative Arbeitszufriedenheit

Bei dieser Stufe ist der Vergleich negativ. Um das Gleichgewicht wiederherzustellen, werden die eigenen Ansprüche gesenkt. 

  1. Pseudo Arbeitszufriedenheit

Auch bei dieser Stufe ist der Vergleich negativ. Anstatt die eigenen Ansprüche zu senken, bleibt das Anspruchsniveau unverändert. Das liegt daran, dass der Mitarbeiter die Situation verfälscht oder geschönt wahrnimmt. 

  1. Fixierte Arbeitsunzufriedenheit

Der Vergleich fällt negativ aus, das Anspruchsniveau bleibt gleich und der Mitarbeiter nimmt die Situation einfach hin.

  1. Konstruktive Arbeitsunzufriedenheit

Hier auf dieser Stufe ist der Vergleich negativ und das Anspruchsniveau bleibt unverändert. Allerdings erkennt der Mitarbeiter die Diskrepanz und wird aktiv. Das kann bedeuten, dass er versucht, die Missstände anzusprechen und zu lösen. Es kann aber auch bedeuten, dass der Job gewechselt oder eine Weiterbildung besucht wird.

Welche Bedeutung hat die Mitarbeiterzufriedenheit für Unternehmen?

Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wesentlicher Faktor für den Unternehmenserfolg. Zufriedene Mitarbeitende sind nicht nur produktiver und loyaler, sondern auch seltener krank. 

Studien zeigen, dass Unternehmen mit hoher Mitarbeiterzufriedenheit höhere Erträge erzielen und ihre Mitarbeitenden weniger häufig kündigen. Zufriedenheit führt dazu, dass Mitarbeitende bereit sind, freiwillig mehr zu leisten und sich stärker mit den Unternehmenszielen zu identifizieren.

Ebenso stärkt eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit die Arbeitgebermarke. 

Unternehmen, die als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen werden, haben es leichter, mit gutem Personalmarketing qualifizierte Fachkräfte oder mit Ausbildungsmarketing neue Auszubildende zu gewinnen. 

Dies ist besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Vorteil.

Deswegen ist auch Employer Branding eine äußerst wichtige und hilfreiche Maßnahme für Firmen, die nach neuem Personal und Auszubildenden suchen.

Welche Faktoren spielen eine Rolle für die Zufriedenheit?

Die Arbeitszufriedenheit wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst, die sich je nach Generation und den persönlichen Werten unterschiedlich auswirken.

Generationsübergreifende Faktoren

Zu den wichtigsten übergreifenden Faktoren gehören:

Ein Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die Arbeitsautonomie. Mitarbeitende, die ihre Aufgaben eigenständig priorisieren und gestalten können, fühlen sich oft motivierter und zufriedener. 

Faktoren für die Arbeitszufriedenheit bei Gen Z (Jahrgang: 1995 bis 2009)

Die Generation Z legt besonderen Wert auf Flexibilität und Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit. Sie bevorzugen Arbeitsmodelle, die Homeoffice und flexible Arbeitszeiten ermöglichen. Zudem suchen sie nach Tätigkeiten, die gesellschaftlichen oder ökologischen Mehrwert bieten. Der Umgang mit moderner Technologie ist für sie selbstverständlich.

Die Sinnhaftigkeit der Arbeit ist für diese Generation besonders wichtig. Sie möchten das Gefühl haben, durch ihre Arbeit etwas Positives zu bewirken, sei es durch nachhaltige Produkte oder durch soziales Engagement des Unternehmens.

Faktoren für die Zufriedenheit von Millennials (Jahrgang: 1981 bis 1995)

Millennials legen großen Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Sie möchten ihre Karriere vorantreiben, ohne dabei das Privatleben zu vernachlässigen. 

Weiterbildungsmöglichkeiten und eine offene Feedback-Kultur sind ihnen besonders wichtig. Regelmäßige Entwicklungsgespräche und transparente Karrierepfade tragen entscheidend zur Zufriedenheit dieser Generation bei.

Darüber hinaus sind für Millennials Aspekte wie Unternehmenskultur und Werte entscheidend. Sie möchten sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren können und legen Wert auf Diversität und Nachhaltigkeit.

Faktoren für die Mitarbeiterzufriedenheit von Generation X (Jahrgang: 1966 bis 1980)

Für die Generation X sind Sicherheit und Selbstständigkeit am wichtigsten. Sie wünschen sich stabile Arbeitsverhältnisse und die Möglichkeit, eigenverantwortlich Entscheidungen zu treffen. Eine leistungsorientierte Vergütung und Anerkennung ihrer Arbeit spielen ebenfalls eine große Rolle.

Die Möglichkeit, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und in Führungspositionen aufzusteigen, ist für diese Generation ebenfalls ein wichtiger Zufriedenheitsfaktor.

Faktoren für Arbeitsplatzzufriedenheit von Babyboomern (Jahrgang: 1956 bis 1965)

Die Babyboomer-Generation schätzt traditionelle Werte wie Loyalität und Sicherheit. Klare Hierarchien und transparente Pensionsregelungen tragen wesentlich zur Zufriedenheit dieser Generation bei. Zudem erwarten sie Anerkennung für ihre langjährige Erfahrung und Expertise.

Ein respektvoller Umgang sowie die Möglichkeit, ihr Wissen an jüngere Mitarbeitende weiterzugeben, steigern ihre Arbeitszufriedenheit zusätzlich.

Wie kann die Arbeitszufriedenheit gemessen werden?

Die Messung der Arbeitszufriedenheit erfolgt in der Regel durch standardisierte Mitarbeiterbefragungen, die Aspekte wie Arbeitsklima, Führung, Arbeitsinhalt und Vergütung abdecken. Ebenso bieten Feedback-Gespräche zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften wertvolle Einblicke. 

Auch die Fluktuationsrate und das Krankheitsniveau gelten als indirekte Indikatoren für die Zufriedenheit und sollten deshalb von HR-Verantwortlichen berücksichtigt werden.

Eine weitere Methode ist die Analyse von anonymen Arbeitgeberbewertungen auf Plattformen wie Kununu oder Glassdoor, die ein realistisches Bild der Mitarbeiterzufriedenheit vermitteln können.

Hier sind ein paar Beispielfragen, die Sie stellen können:

Wie kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert werden?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterzufriedenheit verbessern möchten, sollten Sie eine Kombination aus finanziellen Anreizen, Weiterbildungsangeboten und einer positiven Unternehmenskultur bieten. 

Eine angemessene Vergütung und transparente Bonusprogramme motivieren Mitarbeitende zusätzlich. Wichtig ist auch die Förderung der Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice.

Ein weiterer Ansatz ist die Mitarbeiterbeteiligung an Entscheidungsprozessen. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, gehört zu werden, identifizieren sie sich stärker mit dem Unternehmen. Regelmäßige Feedback-Gespräche und klar definierte Karrierewege tragen ebenfalls zur Zufriedenheit bei.

Welche Studien und Statistiken gibt es zur Arbeitsplatzzufriedenheit?

Zahlreiche Studien zeigen, dass die Arbeitszufriedenheit in direktem Zusammenhang mit der Produktivität steht. Eine Studie der Gallup Organisation hebt zum Beispiel hervor, dass Mitarbeitende, die sich ihrem Unternehmen stark verbunden fühlen, deutlich produktiver arbeiten und es deutlich weniger Arbeitsunfälle sowie Fehlzeiten gibt.

Arbeitszufriedenheit im Homeoffice

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, hat sich als wichtiger Faktor für die Arbeitszufriedenheit herausgestellt. Laut einer Studie von der TU Darmstadt aus Deutschland sind rund 81 % der Beschäftigten, die regelmäßig von zu Hause arbeiten, mit ihrer Arbeitssituation zufrieden. Im Vergleich dazu sind es nur 57% bei den Mitarbeitern, die im Büro arbeiten. 

Laut Statista sind in Österreich 71% der Befragten zufrieden. 

Gründe dafür sind die Einsparung von Pendelzeiten, eine ruhigere Arbeitsumgebung und die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Allerdings berichten auch viele Mitarbeitende von Herausforderungen im Homeoffice, wie der Gefahr der sozialen Isolation und der fehlenden Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. Eine klare Regelung für Erreichbarkeit und regelmäßige Team-Meetings können helfen, diesen Problemen entgegenzuwirken.

Mitarbeiterzufriedenheit in Österreich

In Österreich zeigt sich ein differenziertes Bild der Arbeitszufriedenheit. Laut einer Studie von Statista sind insbesondere flexible Arbeitszeiten und ein positives Betriebsklima wichtige Faktoren. 

In der Statistik geben rund 70 % der Erwerbstätigen an, mit ihren Arbeitsbedingungen zufrieden zu sein.

Interessant ist auch die Bedeutung von Zusatzleistungen wie betrieblicher Altersvorsorge und Gesundheitsangeboten. Diese Aspekte tragen maßgeblich zur Zufriedenheit bei, insbesondere bei älteren Mitarbeitenden.

Zufriedenheit am Arbeitsplatz durch die Digitalisierung

Die Digitalisierung bietet sowohl Chancen als auch Herausforderungen für die Arbeitszufriedenheit. Moderne digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit und ermöglichen flexiblere Arbeitsmodelle. Gleichzeitig klagen viele Mitarbeitende über die zunehmende digitale Belastung durch ständige Erreichbarkeit und eine steigende Informationsflut.

Insgesamt zeigt sich aber in der Studie der SIW, dass 47% der Befragten aufgrund der Digitalisierung zufriedener oder leicht zufriedener seien. 

Um die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern, sollten Unternehmen klare Regelungen zur Erreichbarkeit und zum Umgang mit digitalen Medien schaffen. Schulungen zu effizientem Zeitmanagement und die Bereitstellung intuitiver Tools können die Arbeitszufriedenheit zusätzlich fördern.

Fazit zum Thema Arbeitsplatz- und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Arbeitszufriedenheit ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Sie beeinflusst nicht nur die Produktivität und Loyalität der Mitarbeitenden, sondern auch das Image des Unternehmens als Arbeitgeber. 

Durch gezielte Maßnahmen wie flexible Arbeitszeiten, attraktive Weiterbildungsangebote und eine wertschätzende Führung können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden nachhaltig steigern und sich als attraktive Arbeitgeber positionieren.

Langfristig profitieren Unternehmen nicht nur durch eine höhere Produktivität, sondern auch durch eine stärkere Bindung ihrer Mitarbeitenden und eine positive Außenwahrnehmung. 

In einer Zeit, in der qualifizierte Fachkräfte zunehmend wählerisch werden, kann die Arbeitszufriedenheit den entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen.

Wenn Sie leichter Fachkräfte und Auszubildende gewinnen sowie von mehr Produktivität profitieren wollen, unterstützen wir Sie gerne damit, ein starkes Employer Branding zu etablieren. Erfahren Sie jetzt mehr und folgen Sie dem Link.